88284472-Prosedur-Pengendalian-Dokumen.doc - PT.PPNS...

This preview shows page 1 - 5 out of 20 pages.

PT.PPNS Nomor : Tanggal : PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : 0 Halaman : 1 dari 20 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
PT.PPNS Nomor : Tanggal : PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : 0 Halaman : 2 dari 20 LEMBAR DISTRIBUSI No. Jabatan Deskripsi Dokumen Tanggal 1. Kepala XXXXXX Salinan 1 2. Kepala Subbagian Tata Usaha Salinan 2 3. Kepala Bidang XXXXXXXXXXX Salinan 3 4. Kepala Bidang XXXXXXXX Salinan 4 5. Kepala Bidang XXXXXXXXXX Salinan 5 6. Wakil Manajemen Asli
PT.PPNS Nomor : Tanggal : PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : 0 Halaman : 3 dari 20 1. Tujuan Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan PT. PPNS, dalam hal : 2.1. pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen, 2.2. pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen. 3. Tanggung jawab 3.1. Kepala XXXXXXXXXX bertanggungjawab atas pengesahan dokumen internal dan pemusnahan dokumen; 3.2. Para Kepala Bidang (Kabid) bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen serta penetapan pengajuan perubahan dokumen; 3.3. Para Kepala Subbidang/Subbagian (Kasubbid/Kasubbag) bertanggung jawab atas materi usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen; 3.4. Kepala Subbagian Tata Usaha bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan dokumen; 3.5. Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen, pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen; 4. Definisi Dalam prosedur ini yang dimaksud dengan : 4.1. Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa berupa kertas, file elektronik, dll); 4.2. Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki oleh XXXXXXXXXX untuk mendokumentasikan kegiatan XXXXXXXXXX dalam rangka penerapan. Dokumen internal berupa: - Pernyataan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu; - Pedoman Mutu; - Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja; - Instruksi Kerja; dan - Rekaman dan formulir. 4.3. Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar XXXXXXXXXX sebagai pendukung kegiatan, yang berupa standar, pedoman, dan peraturan; 4.4. Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi; 4.5. Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen;
PT.PPNS Nomor : Tanggal : PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : 0 Halaman : 4 dari 20 4.6. Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen. 5. Referensi 5.1. Pedoman Mutu XXXXXXXXXX; 5.2. OHSAS 18001:2007 5.3. PERMENAKER No.5/MEN/1996 6. Prosedur 6.1. Penyusunan Dokumen Internal 6.1.1. Dalam penyusunan dokumen, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini: a. mudah dimengerti dan dibaca oleh personel yang akan menggunakan dokumen tersebut, b. menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti oleh penggunanya, c. menghindari penggunaan kalimat yang panjang dan kompleks, d. menghindari penggunaan kata-kata “baru” yang artinya belum tentu dimengerti.

  • Left Quote Icon

    Student Picture

  • Left Quote Icon

    Student Picture

  • Left Quote Icon

    Student Picture