CpS 101 - Unit 2 - Lecture

CpS 101 - Unit 2 - Lecture - Access Chapter 1 Introduction...

Info iconThis preview shows pages 1–4. Sign up to view the full content.

View Full Document Right Arrow Icon
Access Chapter 1 Introduction to Microsoft Access Homework files Must copy files from the Class directory Database Database is an organized collection of data Field is a basica fact or data element o Ex. First name, address, commission rate, phone number Record Table is a set of records (fields make the columns and records make the rows) Database consists of one or more tables A relational database relates the itrms in different tables through common fields Database Window Displays the various objects in an Access database o Tables o Queries o Forms o Reports o Pages o Macros o Modules Database objects Queries o Provides information based on the tables in the database o May select certain fields and/or records Even from more than one table o May perform calculations o Can also be used to enter and/or modify data Forms o Used for entering data o “Friendlier” interface o Sometimes used for data output – “soft” copy
Background image of page 1

Info iconThis preview has intentionally blurred sections. Sign up to view the full version.

View Full DocumentRight Arrow Icon
Reports o Used for data output (“hard” copy) o Can be based on tables or queries Table Views Datasheet view o Add, edit, and delete records o Saves as you go! Design view o Specify field names, types, and properties o Set a primary key (unique identifier for records) Filters A quick way to view only certain records in a table o Equivalent to AutoFilter in Excel o Using a Query to show certain records would be equivalent to using the Advaned Filter in Excel Filter by Selection – filters out everything except records that match the one you have currently selected Filter by Form – select the criteria from a drop-down list o Can filter on more than one criteria – “or” Remove Filter – to show all records again Relationships The 3 tables are related to one another through the common fields Employee ID and Party Type ID There is a one-to-many relatationship-each employee can have more than one party, but each party cannot  have more than one caterer Tools   Relationships Sow all desired tables “Draw” line between common fields Enforce Referential Integrity to ensure that you cannot enter an Empoyer ID for an employee that doesn’t  exist Save when finished Access chapter 2 Tables and Forms
Background image of page 2
Design tables Most important part! Guidelines for field setup: o Include all necessary data o Store data in smallest parts Ex: First, Last, and Middle not just Name o Do not use calculated fields Ex: Price but not Price with Sales Tax Fewer entry errors Less work to update Don’t store things in more than once place Fields
Background image of page 3

Info iconThis preview has intentionally blurred sections. Sign up to view the full version.

View Full DocumentRight Arrow Icon
Image of page 4
This is the end of the preview. Sign up to access the rest of the document.

This note was uploaded on 05/08/2008 for the course CPS 101 taught by Professor Lawrence during the Winter '08 term at Bob Jones University.

Page1 / 15

CpS 101 - Unit 2 - Lecture - Access Chapter 1 Introduction...

This preview shows document pages 1 - 4. Sign up to view the full document.

View Full Document Right Arrow Icon
Ask a homework question - tutors are online