Guidelines to keep in mind when hosting and or participating in meetings over a distance

The guidelines to keep in mind when hosting and or participating in meetings over a distance are:
 develop rapport with your colleagues by using fun … but do not exaggerate
 build rapport by starting the meetings with informal discussions … but know when to stop
 get to the point: avoid spending too much time telling stories and providing detailed background
 think about the audience: avoid starting detailed discussions with senior managers
 know the audience: when the attendees are not responsible for strategies and decisions, cover these topics
in a separate meeting
 accept the different opinions, behaviors and values motivated by the variety of personalities and cultures,
learn from the differences
 respect the personal time: confirm with the audience their preferred times for meetings outside office hours,
when the participants are in different time zones
The project information is stored in a series of documents, tables, charts and databases prepared during project