3-Gerencia-de-Recursos-Fiscos-y-financieros (1).pdf - GERENCIA DE RECURSOS F\u00cdSICOS Y FINANCIEROS PROGRAMA ADMINISTRACI\u00d3N P\u00daBLICA TERRITORIAL OMAR

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Unformatted text preview: GERENCIA DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS PROGRAMA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA TERRITORIAL OMAR URREA ROMERO SERGIO CHICA VÉLEZ ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Director HONORIO MIGUEL HENRIQUEZ PINEDO Subdirector académico CARLOS ROBERTO CUBIDES OLARTE Decano de pregrado JAIME ANTONIO QUICENO GUERRERO Coordinador Nacional de A.P.T JOSE PLACIDO SILVA RUIZ ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA OMAR URREA ROMERO SERGIO CHICA VÉLEZ Bogotá D.C., Noviembre de 2008 2 ÍNDICE PRESENTACIÓN GENERAL Objetivo general Objetivos específicos Ideas principales 1. UNIDAD UNO. CONCEPTOS BÁSICOS Presentación de la unidad Objetivo general de la unidad Objetivos específicos de la unidad Ideas principales de la unidad Mapa conceptual 1.1 1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.3. 1.3.1. 1.3.2. 1.4. 1.4.1. 1.4.2. 1.4.3. 1.5. 1.5.1. 1.5.2. 1.5.3. 1.5.4. 1.5.5. LA GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS LOS RECURSOS FÍSICOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Definición Clasificación LOS RECURSOS FINANCIEROS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Definición Clasificación BIENES DEL PATRIMONIO PÚBLICO Elementos del territorio Bienes de uso público Bienes fiscales LA FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN Definición Los insumos La transformación Los productos Los impactos Conclusiones de la unidad Evaluación de la unidad Bibliografía y recursos recomendados 2. UNIDAD DOS. ELEMENTOS DE PLANEACIÓN APLICABLES A LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS Presentación de la unidad Objetivo general de la unidad Objetivos específicos de la unidad 3 Ideas principales de la unidad Mapa conceptual 2.1. 2.2. LA PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS LA PLANEACIÓN EN LA GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS 2.3. EL PLAN GENERAL DE COMPRAS 2.3.1. Concepto 2.3.2. Pasos para la preparación del plan de compras 2.3.3. Concepto de cantidad a comprar 2.3.4. Ejercicio – taller 2.4. EL PRESUPUESTO ANUAL 2.4.1. Definición 2.4.2. El Sistema Presupuestal en Colombia 2.4.3. Los ingresos en el presupuesto 2.4.4. Los gastos en el presupuesto 2.4.5. Los principios presupuestales 2.5. LOS PROCESOS MÁS COMUNES EN LA GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS 2.5.1. Planeación de las compras 2.5.2. Preparación y aprobación del presupuesto 2.5.3. Compra de elementos 2.5.4. Ingreso de bienes 2.5.5. Salida de bienes 2.5.6. Baja de bienes 2.5.7. Toma física de inventarios 2.5.8. Gestión documental 2.5.9. Preparación del Proyecto de Presupuesto 2.5.10. Trámite y aprobación del Presupuesto 2.5.11. Ejecución del Presupuesto 2.5.12. Ejercicio-taller Conclusiones de la unidad Evaluación de la unidad Bibliografía y recursos recomendados de la unidad. 3. UNIDAD TRES. LAS COMPRAS Y LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Presentación de la unidad Objetivo general de la unidad 4 Objetivos específicos de la unidad Ideas principales de la unidad Mapa conceptual 3.1. LAS COMPRAS 3.1.1. Costos de Compra 3.1.2. Ejecución y seguimiento de las compras 3.2. REGLAS DE PEDIDO 3.2.1. Regla del control de pedido con dos depósitos 3.2.2. Regla del punto de pedido fijo 3.2.3. Regla del tiempo de revisión fijo 3.2.4. Regla de las necesidades netas 3.2.5. Regla del pedido de reserva 3.3. PUNTO DE REORDEN 3.3.1. Concepto 3.3.2. Ejemplo 3.3.3. Ejercicio de aplicación 3.4. CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO 3.4.1. Concepto 3.4.2. Ejemplo uno 3.4.3. Ejemplo dos 3.4.4. Análisis de los resultados de los ejemplos 3.5. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 3.5.1. Ejecución de Ingresos 3.5.2. Ejecución de Gastos 3.5.2.1. El Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) 3.5.2.2 Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) 3.5.2.3. Los Registros Presupuestales (RP) 3.5.3. Las apropiaciones 3.5.4. Las obligaciones 3.5.5. Los pagos Conclusiones de la unidad Evaluación de la unidad Bibliografía y recursos recomendados 4. UNIDAD CUATRO. ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE BIENES Presentación de la unidad Objetivo general de la unidad Objetivos específicos de la unidad Ideas principales de la unidad Mapa conceptual 4.1. MANEJO DE MATERIALES 4.1.1. Concepto 5 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. 4.1.5. 4.1.6. Principios Funciones de la administración de materiales Los Embalajes Los Equipos Recepción y Clasificación 4.1.7. Ubicación y Conservación 4.1.8. Síntomas de desempeño deficiente en la administración de materiales 4.2. MANTENIMIENTO DE MÁQUINAS Y EQUIPOS 4.2.1. Mantenimiento Preventivo 4.2.2. Mantenimiento Correctivo 4.2.3. Mantenimiento de Reacondicionamiento 4.3. REGISTRO CONTABLE DE LOS BIENES 4.3.1. Clasificación contable de los bienes 4.3.2. Depreciación 4.3.3. Agotamiento 4.3.4. Valoración de inventarios finales 4.3.5. Ejercicio 4.4. SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES 4.4.1. Sistema General de Riesgos Profesionales 4.4.2. Accidente de Trabajo 4.4.3. Enfermedad Profesional 4.4.4. Eventos y beneficios del sistema 4.4.5. Programas de salud ocupacional 4.5. LA GESTIÓN DOCUMENTAL 4.5.1. Concepto 4.5.2. Los documentos 4.5.3. Ciclo vital de los documentos 4.5.4. Los archivos 4.5.5. Los programas de gestión documental Conclusiones de la unidad Evaluación de la unidad Bibliografía y recursos recomendados 6 5. UNIDAD CINCO. MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS Presentación de la unidad Objetivo general de la unidad Objetivos específicos de la unidad Ideas principales de la unidad Mapa conceptual 5.1. HERRAMIENTAS DE VERIFICACIÓN 5.1.1. Comparación 5.1.2. Observación 5.1.3. Revisión Selectiva 5.1.4. Prueba de Recorrido 5.1.5. Inspección 5.1.6. Indagación 5.1.7. Conciliación 5.1.8. Confirmación 5.1.9. Comprobación 5.1.10. Pruebas Aritméticas 5.2. INDICADORES DE GESTIÓN DEL ÁREA DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS 5.2.1. Concepto 5.2.2. Componentes de un indicador 5.2.3. Indicadores de uso general 5.2.4. Indicadores presupuestales 5.2.5. Índices sobre manejo de inventarios 5.2.6. Indicadores Financieros Conclusiones de la unidad Evaluación de la unidad Bibliografía y recursos recomendados 6. REFLEXIONES FINALES Presentación de la unidad Objetivo general de la unidad Objetivos específicos de la unidad Ideas principales de la unidad 6.1. UTILIZACIÓN DEL LEASING 6.1.1. Concepto 6.1.2. Características de los contratos de leasing 7 6.1.3. Obligaciones de las partes 6.1.4. Clases de leasing 6.2. UTILIZACIÓN DEL OUTSOURCING 6.2.1. Concepto 6.2.2. Procesos y servicios comúnmente contratados bajo la figura del outsourcing 6.3. LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DESECHOS QUE PRODUCE LA ORGANIZACIÓN 6.3.1. Tipos de desechos 6.3.2. Objetivos primordiales en el tratamiento de desechos 6.4. EL MANEJO DE LOS BIENES DEL PATRIMONIO NATURAL PATRIMONIO CULTURAL Y DEL 6.4.1. Bienes del patrimonio natural 6.4.2. Bienes del patrimonio cultural 6.5. CONDUCTAS QUE ATENTAN CONTRA LOS RECURSOS DEL ESTADO Conclusiones de la unidad Evaluación de la unidad Bibliografía y recursos recomendados GLOSARIO 8 DE LOS NUCLEOS TEMÁTICOS Y PROBLEMÁTICOS Espacio– Tiempo y Territorio Gestión del Problemática Pública ADMINISTRACIÓN PÚBLICA TERRITORIAL Desarrollo Problemática del Estado y del Poder Economía de Organizaciones lo Público Públicas Formación General El plan de estudios del Programa de Administración Pública Territorial, modalidad a distancia, se encuentra estructurado en siete núcleos temáticos. Éstos, a su vez, se constituyen en los contenidos nucleares del plan de formación que, en la exposición didáctica del conocimiento, se acompañan de contenidos complementarios específicos. Cada uno de los siete núcleos temáticos que componen el programa tiene una valoración relativa en número de créditos y, en consecuencia, varía también en el número de asignaturas que lo conjugan. El primer momento en cualquier proceso de formación ha de establecer las particularidades del programa, de ahí que sea necesario dar a conocer los núcleos temáticos con su respectiva valoración en número de créditos: Problemática pública, once (11) créditos; Problemática del estado y del poder, 23 créditos; Organizaciones públicas, 24 créditos; Espacio– tiempo y territorio, 22 créditos; Gestión del desarrollo, 16 créditos; Economía de lo público, 18 créditos; y Formación general, 21 créditos. De igual manera, se debe reconocer que el plan de estudios se cimienta en el principio de la problematización. En otras palabras, la formación en Administración Pública Territorial parte del hecho de que la disciplina se encuentra en constante cambio teórico y práctico; lo cual genera, a su vez, problemas multifacéticos que implican la formación de profesionales con capacidad de comprender, explicar y resolver los distintos textos y contextos que conforman la administración pública. 9 NÚCLEO: ORGANIZACIONES PÚBLICAS El desarrollo del núcleo de organizaciones públicas pretende que el estudiante haga una reflexión acerca de las principales características de la estructura, funciones, comportamiento, dinámica de relación con el entorno y problemática de las organizaciones públicas como entidades institucionales creadas por una sociedad para dar respuesta a la demanda de bienes y servicios considerados de interés general, apoyados en los desarrollos conceptuales de la disciplina de la Administración Pública y complementada con los enfoques sociológicos, espacio que históricamente ha sido aceptado. También presenta las nuevas propuestas antropológicas, psicológicas, históricas, culturales y administrativas como perspectivas desarrolladas para la comprensión y la gestión de las organizaciones.1 Para el desarrollo del núcleo de organizaciones públicas se han programado ocho (8) asignaturas que se presentan a continuación. ASIGNATURAS DEL NÚCLEO ORGANIZACIONES PÚBLICAS 1. Pensamiento Administrativo y Organizaciones Públicas I 2.Pensamiento Administrativo y Organizaciones Públicas II 3. Derecho Administrativo 4. Gestión de las Organizaciones Públicas 5. Gerencia de Recursos Físicos y Financieros 6. Régimen del Servidor Público 7. Gerencia del Talento Humano 8. Gerencia Pública Integral CRÉDITOS SEMESTRE 2 3º 2 4º 3 2 3 3 3 4 5º 5º 7º 6º 7º 8º EL TRABAJO DEL TUTOR El tutor tendrá libertad de cátedra en cuanto a su posición teórica o ideológica frente a los contenidos del módulo, pero el desarrollo de los contenidos de los módulos son de obligatorio cumplimiento por parte de los tutores. Los Tutores podrán complementar los módulos con lecturas adicionales, pero lo obligatorio para el estudiante frente a la evaluación del aprendizaje son los contenidos de los módulos; es decir, la evaluación del aprendizaje deberá contemplar únicamente 1 Tomado del Documento de Condiciones Iniciales Factor No 4 Estructura Curricular. Escuela Superior de Administración Pública. Programa a Distancia. 2004. 10 los contenidos de los módulos. Así mismo, la evaluación del Tutor deberá diseñarse para dar cuenta del cubrimiento de los contenidos del módulo. El Tutor debe diseñar, planear y programar con suficiente anticipación las actividades de aprendizaje y los contenidos a desarrollar en cada sesión de tutoría (incluyendo la primera), y diseñar las actividades para todas las sesiones (una sesión es de cuatro horas tutoriales). También debe diseñar las estrategias de evaluación del trabajo estudiante que le permita hacer seguimiento del proceso de autoaprendizaje del estudiante. Los módulos (asignaturas) de APT son de dos créditos (16 horas de tutoría grupal presencial por crédito para un total de 32 horas), tres créditos (48 horas de tutoría grupal presencial) y de 4 créditos (64 horas de tutoría grupal presencial, distribuidas así: MÓDULO DE GERENCIA DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS (3 créditos) No. mínimo No. max. Total No. de Horas por de sesiones horas sesiones sesión encuentros por Tutoría tutoriales* encuentro Grupal 2 16 32 8 4 2 8 3 16 48 12 4 3 12 4 16 64 16 4 4 16 * El número de encuentros se programara de acuerdo con las distancias y costos de transporte de la Sede Territorial al CETAP, por ejemplo para los casos de los CETAP de Leticia, San Andrés, Mitú, Puerto Inírida y Puerto Carreño, se podrán programar un mínimo de dos encuentros para un módulo de 2 Créditos (16 horas por encuentro), tres encuentros para un módulo de 3 créditos y cuatro encuentros para un módulo de 4 créditos. Encuentro: número de veces que se desplaza un Tutor a un CETAP para desarrollar un módulo. Sesión: número de horas por cada actividad tutorial, por ejemplo: 8-12 a.m., 2-6 p.m., 6-10 p.m. No. Créditos Horas por crédito 11 G ERENCIA DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS 12 PRESENTACIÓN GENERAL Los recursos físicos y financieros constituyen parte fundamental de los insumos de cualquier proceso productivo. En el caso de las organizaciones de naturaleza gubernamental, son la base material que soporta el funcionamiento de las distintas operaciones que se ejecutan en dichas instituciones. Puede afirmarse que cualquier proceso productivo de bienes o servicios tiene alguna base material y financiera, constituida ya sea por la existencia de máquinas y equipos, de plantas de producción, de oficinas para el personal, de papelería o de medios magnéticos para registrar y almacenar información, de recursos financieros para pagar a los empleados, entre otros. En este módulo se presenta un análisis de los diferentes tipos de recursos físicos y financieros que se ponen al servicio de las organizaciones, haciendo especial énfasis en las principales herramientas de gestión existentes para su manejo. La atención del documento se centra en las organizaciones gubernamentales, aunque es evidente que muchos de los planteamientos aquí señalados son aplicables tanto a las organizaciones públicas como a las privadas o a cualquier otra que utilice bienes en sus procesos de gestión. El documento se divide en seis partes. En cada una de ellas se presenta una exposición del asunto que se propone abordar, se desarrollan algunos ejercicios de aplicación de los conceptos y se finaliza con una auto evaluación diseñada para el seguimiento al proceso de aprendizaje del estudiante que sigue el módulo. Las seis unidades temáticas a las que se hace referencia tienen que ver con los aspectos que a continuación se describen brevemente: La primera unidad se refiere a la exposición de los conceptos generales de la gestión de recursos físicos y financieros, con lo cual se quiere identificar cuáles son los mencionados recursos, cómo se pueden clasificar, qué aspectos legales rigen su manejo y cuál es su participación en los procesos productivos de las organizaciones. En la segunda unidad, se aborda el problema de la planeación como elemento fundamental del proceso administrativo que garantiza el uso racional de los recursos. En este apartado se analizan conceptos como los de plan financiero, presupuesto, plan de compras y estandarización de procesos de las áreas financieras y de recursos físicos. En la unidad número tres se analizan los procesos que tienen que ver con la gestión propiamente dicha de los recursos físicos y financieros. Se estudian entonces las compras, la contratación de proveedores, las reglas de pedido, el punto de reorden, la ejecución del presupuesto y el análisis de costos, entre otros. 13 En la unidad número cuatro se repasan los principios del manejo de materiales, el mantenimiento de máquinas y equipos, se analizan algunas aplicaciones contables útiles para los temas de registro de bienes, depreciación y agotamiento y se termina con un breve repaso de la importancia de la seguridad industrial y la gestión documental como temas que impactan directamente en la gestión de los recursos físicos y financieros. En la unidad cinco se centra la atención en estudiar los elementos del control útiles para la gestión de los recursos físicos y financieros. Se analizan algunas técnicas de verificación e indicadores de gestión que permiten hacer monitoreo y evaluación. Finalmente, en el capítulo seis se plantean algunas alternativas para hacer más eficiente la gestión de los recursos, especialmente las relacionadas con el leasing, outsourcing, administración de desechos y subproductos y gestión de recursos del patrimonio cultural y natural, para cerrar con un repaso de las principales implicaciones legales que puede tener el inapropiado manejo de los recursos, haciendo especial referencia a los delitos contra la administración pública que atentan contra la integridad y adecuado manejo de los recursos públicos. A continuación se presentan los objetivos que se quieren alcanzar con esta publicación: Objetivo General Analizar los elementos que caracterizan la gestión de los recursos físicos y financieros en las organizaciones públicas colombianas, profundizando en el estudio de herramientas de la administración, útiles para mejorar la gestión de los mismos. El logro del anterior objetivo implica brindar a los estudiantes de Administración Pública elementos teóricos, prácticos, técnicos y jurídicos que les permita concebir y analizar la Organización Pública como un sistema productivo en el que la óptima gestión de los recursos físicos y financieros es un elemento fundamental para el logro de los objetivos y fines esenciales del Estado. Objetivos Específicos Los objetivos específicos están encaminados a que el estudiante esté en capacidad de: 1. Describir el entorno social, económico, técnico, jurídico y ético que enmarca la gestión de los recursos físicos y financieros del Estado y los intereses y prioridades que en él se arbitran. 14 2. Identificar el proceso productivo que subyace en el cumplimiento de la misión institucional de toda organización pública. 3. Identificar los elementos que componen un Sistema de Administración de Recursos Físicos y Financieros y su importancia para el éxito de los procesos de producción de bienes y servicios en las organizaciones públicas. 4. Identificar y analizar los principales problemas y situaciones administrativas relacionadas con la planeación, adquisición, mantenimiento, suministro y consumo de recursos que se presentan en las organizaciones públicas colombianas. 5. Proponer y desarrollar procesos de administración de recursos físicos y financieros con orientación hacia la calidad, la seguridad industrial y la protección del medio ambiente, con sujeción a los principios de eficacia, eficiencia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales. 15 UNIDAD UNO CONCEPTOS BÁSICOS PRESENTACIÓN DE LA UNIDAD En esta unidad se analizarán los fundamentos de la gestión de recursos físicos y financieros como una parte de la administración. OBJETIVO GENERAL DE LA UNIDAD Comprender la importancia de la gestión de los recursos físicos y financieros en la administración pública. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA UNIDAD Identificar, definir y clasificar los conceptos básicos que caracterizan la administración de recursos físicos y financieros en la administración pública. Reconocer la administración de recursos físicos y financieros como una parte integral de la administración pública. Identificar el objeto de la gestión de recursos físicos y financieros en la administración pública. Determinar las características que distinguen, diferencian y complementan los recursos físicos y financieros en la administración pública. IDEAS PRINCIPALES DE LA UNIDAD 1. La gestión de recursos físicos y financieros es una parte integral de la administración pública y su objeto es estudiar la adquisición, manejo, control y seguimiento de los recursos que se utilizan en cualquier tipo de organización para el desarrollo de su proceso productivo de bienes o servicios. 2. Los recursos físicos son todos aquellos bienes materiales que son tomados del entorno y utilizados en el proceso de producción de bienes o servicios por parte de una organización cualquiera. 3. Los recursos físicos pueden clasificarse de acuerdo a diferentes criterios económicos, contables y jurídicos, que reúnen los recursos físicos en tres categorías: Elementos de consumo, elementos devolutivos y bienes inmuebles. 4. Desde el derecho administrativo, existen tres tipos de bienes patrimoniales del Estado que deben distinguirse con precisión: Los bienes del territorio, los bienes de uso púb...
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