[Deborah_Bean]_Learn_Peachtree_Accounting(BookFi).pdf -...

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Unformatted text preview: Learn Peachtree Accounting Covers versions 4 through 2002 Deborah Bean Wordware Publishing, Inc. Library of Congress Cataloging-in-Publication Data Bean, Deborah. Learn Peachtree accounting / by Deborah Bean. p. cm. Includes index. ISBN 1-55622-710-8 (pbk.) 1. Peachtree complete accounting. 2. Accounting--Computer programs. I. Title. HF5679 .B37 2002 657’.0285'5369--dc21 00-033407 CIP © 2002, Wordware Publishing, Inc. All Rights Reserved 2320 Los Rios Boulevard Plano, Texas 75074 No part of this book may be reproduced in any form or by any means without permission in writing from Wordware Publishing, Inc. Printed in the United States of America ISBN 1-55622-710-8 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0204 Peachtree and Peachtree First Accounting are registered trademarks of Peachtree Software, Inc. Other product names mentioned are used for identification purposes only and may be trademarks of their respective companies. All inquiries for volume purchases of this book should be addressed to Wordware Publishing, Inc., at the above address. Telephone inquiries may be made by calling: (972) 423-0090 Contents Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv Chapter 1 Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 In This Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Protecting Your Network and Your Computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Standard Installation on a Stand-alone Computer . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Custom Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Upgrading Peachtree from a Previous Version . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Network Installations and Concerns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Network Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Installing Peachtree on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Installing Peachtree on the Network Workstations . . . . . . . . . . . . . . . 17 Opening Peachtree for the First Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Peachtree Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Registering Peachtree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Converting an Existing Company File to the Latest Version . . . . . . . . . . 27 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Chapter 2 The Peachtree Window In This Chapter. . . . . . . . . . . . . Opening the Sample Companies. . . . The Peachtree Window . . . . . . . . The Menu Bar . . . . . . . . . . The Navigation Aid . . . . . . . The Status Bar . . . . . . . . . . Helpful Hints. . . . . . . . Peachtree Today . . . . . . Action Items . . . . . . . . System Date . . . . . . . . Current Accounting Period Terms and Meanings . . . . . . . . . . Accounting Periods. . . . . . . . . . . Special Peachtree Buttons . . . . . . . Saving Transactions . . . . . . . Editing Transactions . . . . . . . Deleting Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 . . . 33 . . . 33 . . . 36 . . . 37 . . . 38 . . . 38 . . . 39 . . . 39 . . . 41 . . . 42 . . . 42 . . . 43 . . . 44 . . . 45 . . . 46 . . . 46 . . . 48 iii Contents Printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Changing the Printer for a Specific Form Changing the Printer “On the Fly” . . . . Looking Up Records . . . . . . . . . . . . . . . The Lookup Button and the Lookup List. Smart Data Entry . . . . . . . . . . . . . Keyboard Lookups . . . . . . . . . . . . . All Caps or Lowercase . . . . . . . . . . . . . . ID Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . Peachtree Options . . . . . . . . . . . . . . . . Global Options . . . . . . . . . . . . . . . Decimal Entry . . . . . . . . . . . . Hide General Ledger Accounts . . . Other Options . . . . . . . . . . . . Improve Performance . . . . . . . . Line Item Entry Display. . . . . . . Smart Data Entry . . . . . . . . . . Color Scheme . . . . . . . . . . . . Reset All One-time Messages . . . Change System Date. . . . . . . . . . . . Define Internet Connection . . . . . . . . View Status Bar . . . . . . . . . . . . . . View Navigation Aid . . . . . . . . . . . . View Startup Screen . . . . . . . . . . . . Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 48 50 51 51 52 53 53 54 54 55 55 55 56 58 59 59 59 60 60 60 61 61 61 61 Chapter 3 Starting a New Company . . . . . . . In This Chapter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Before You Start a New Company . . . . . . . . . . . . . Creating a New Company Using the Wizard . . . . . . . Creating a New Company by Copying an Existing Peachtree Company . . . . . . . . . . . . . . . . . Creating a New Company by Converting from Another Accounting Program . . . . . . . . . . . . Creating a New Company from Scratch . . . . . . The Setup Checklist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . The Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . The Parts of a General Ledger Account . . . . . . Account ID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Account Type. . . . . . . . . . . . . . . . . . Inactive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Viewing an Account . . . . . . . . . . . . . . . . . Changing an Account Name or Description . . . . Deleting an Account . . . . . . . . . . . . . . . . . Adding an Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . Printing the COA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 . . . 63 . . . 63 . . . 65 . . . . . . . . . . . . . . . 74 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 76 76 78 78 78 79 79 80 80 80 81 81 82 Contents Setting Up Users and Security . . . . . . . . . . . . . . . Entering the Peachtree Administrator User Account Entering Other User Accounts . . . . . . . . . . . . Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 84 86 86 Chapter 4 The Three-Month Plan . . . . . . . . . . . . . In This Chapter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . How I Work the Three-Month Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . Your Three-Month Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scheduling the Three-Month Plan . . . . . . . . . . . . . . . Why You Must Continue Using Your Old Accounting System Important Dates for Your Three-Month Plan . . . . . . . . . Important Lists for Your Three-Month Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 . . . 87 . . . 87 . . . 89 . . . 90 . . . 90 . . . 91 . . . 91 Month 1: The Practice Month Chapter 5 Invoicing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 In This Chapter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Setting Up for First-Time Sales Taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Entering Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Adding a Customer “On the Fly” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Printing and Saving an Invoice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Invoices and Accounting Behind the Scenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Entering Invoices Homework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Editing Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Voiding or Deleting an Invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Voiding an Invoice — Customer Credit Memos . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Deleting an Invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Other Invoicing Forms and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Quotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Sales Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Creating an Invoice from a Sales Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Work Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Converting Quotes to Sales Orders or Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Packing Slips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Customer Credit Memos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Quick Invoicing Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 The Aged Receivables Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 The Customer Ledger Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Quickly Viewing Customer Balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Chapter 6 Cash Receipts. . . . . . . . . . In This Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entering Beginning Balance Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 . . 119 . . 119 . . 119 v Contents Entering Checks and Cash . . . . . . . . . . . . . . . . Applying a Receipt Against an Invoice . . . . . . Making Deposits for Receipts without an Invoice Entering Receipts Homework . . . . . . . . . . . . . . Other Types of Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . Credit Card Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . Credit Cards Accepted . . . . . . . . . . . . Processing Fees Account . . . . . . . . . . Entering Credit Card Receipts. . . . . . . . Prepayments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Applying Credits for Customers . . . . . . . . . . Quick Cash Receipts Reports . . . . . . . . . . . . . . The Cash Receipts Journal. . . . . . . . . . . . . The Bank Deposit Report . . . . . . . . . . . . . Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 . . 135 . . 135 . . 136 . . 140 . . 141 . . 142 . . 143 . . 143 . . 143 . . 143 . . 146 . . 147 . . 148 . . 148 . . 149 . . 149 . . 150 . . 150 . . 151 . . 151 Chapter 8 Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . In This Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entering Vendor Beginning Balances . . . . . . . . . . Paying Bills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Printing Checks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Printing a Check from the Payments Form . . . . Batch Printing Checks from the Reports Window Other Types of Payments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 . . 153 . . 153 . . 153 . . 155 . . 157 . . 157 . . 159 . . 163 Chapter 7 Purchases. . . . . . . . . . . . . . In This Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entering Bills from Vendors . . . . . . . . . . . . . Adding a Vendor “On the Fly” . . . . . . . . . Purchases and Accounting Behind the Scenes Editing Bills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Deleting a Bill . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entering Bills Homework . . . . . . . . . . . . . . Other Types of Purchase Documents . . . . . . . . Purchase Orders . . . . . . . . . . . . . . . . Printing and Saving a Purchase Order . Applying Purchase Orders to Bills . . . Closing Purchase Orders. . . . . . . . . Vendor Credit Memos . . . . . . . . . . . . . Quick Purchase Reports . . . . . . . . . . . . . . . The Aged Payables Listing. . . . . . . . . . . The Vendor Ledgers Report . . . . . . . . . . The Cash Requirements Report . . . . . . . . Quickly Viewing Vendor Balances . . . . . . . Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 122 125 126 127 127 128 128 128 129 131 132 132 133 134 Contents Making Payments without a Bill . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entering Manual Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Automatic Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prepayments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Applying a Prepayment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Applying Vendor Credit Memos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Using Credit Cards to Make Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . Setting Up the Credit Card Liability Account and Vendor Account Entering Credit Card Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Paying Credit Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Making Payments Homework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quick Payment and Check Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . The Cash Disbursements Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . The Check Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chapter 9 Payroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . In This Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . The Payroll Setup Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . Entering Payroll. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adding an Employee “On the Fly” . . . . . . . . Payroll Homework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Payroll Beginning Balances . . . . . . . . . . . . . . . Other Types of Payroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Employee Advances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Creating an Employee Loan Receivables Account Creating the Employee Loan Default Field . . . . Making an Employee Advance. . . . . . . . . . . Getting an Employee Advance Repaid . . . . . . Employee Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Employee Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Reporting Unpaid Tips . . . . . . . . . . . . . . . Paying Tip Income . . . . . . . . . . . . . . . . . 401(k) Contributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vacation and Sick Time. . . . . . . . . . . . . . . . . . Time Accrued Each Payroll Period . . . . . . . . Time Issued in Lump Sum . . . . . . . . . . . . . Health Benefits and Other Deductions . . . . . . . . . Transfers to the Payroll Checking Account . . . . . . . . . . Transfers Using a Journal Entry . . . . . . . . . . . . . Transfers Using the Receipts Function . . . . . . . . . Quick Payroll Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . The Payroll Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . The Tax Liability Report . . . . . . . . . . . . . . . . . Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 164 164 165 165 166 166 167 168 169 169 170 170 171 172 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 . . 173 . . 175 . . 175 . . 180 . . 181 . . 183 . . 183 . . 184 . . 184 . . 184 . . 185 . . 186 . . 186 . . 188 . . 189 . . 189 . . 191 . . 195 . . 195 . . 196 . . 198 . . 199 . . 200 . . 200 . . 201 . . 202 . . 202 . . 204 . . 204 vii Contents Chapter 10 Inventory . . . . . . . . . . . . . In This Chapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adding an Inventory Item . . . . . . . . . . . . . Adding Stock Inventory . . . . . . . . . . . Adding Inventory Beginning Balances Adding Other Types of Inventory . . . . . . Using Inventory Items . . . . . . . . . . . . . . . Common Inventory Questions and Answers Inventory Homework . . . . . . . . . . . . . . . . Quick Inventory Reports . . . . . . . . . . . . . . A Customized Sales Journal . . . . . . . . . Items ...
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  • Fall '19
  • Test, Accounting software, Peachtree

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