424675145-Gestion-Documental.docx - regunta 1 u00bfLos...

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regunta 1¿Los documentos de archivo son importantes porque?Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.Pregunta 2Los archivos según su uso se clasifican enArchivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como: historiaslaborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente. • Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor. • Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas Pregunta 3Cualidades de los archivosEconómicosAhorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedasde documentación.9 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de AprendizajeConceptualización y Normativa Archivísticapara la Organización Documental.SimplesIdentifica el contenido de la información de manera sencilla.FuncionalesPermiten la operación de archivar y consultar los documentos demanera eficiente.Exactos
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar paraevitar equivocaciones.TécnicosSe registra las situaciones en la toma de decisión del responsable,para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

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