WP_eKM2520030307 - eLand Knowledge Management 2.5...

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Unformatted text preview: eLand Knowledge Management 2.5 產品介紹 一個整合文件管理、專家管理、群組管理及個人資訊管理的企業知識管理平台 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-25083911 http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 系統架構 意藍科技考慮到企業內部員工的使用習慣與日常作業需求,設計了一個完整的工作平台,為所有使用 人員創造一個自然簡便的操作環境,結合完整的日常作業功能,與妥善的文件管理、知識分享機制,並擁 有更強更完整的「專家管理」功能,更進一步涵括了「機密文件管理」與「資訊自動收集」模組,並參照 本土企業的知識管理需求,有系統地發展各項應用模組讓企業自然而然地建立知識管理基礎架構,成功邁 向知識管理之路。 產品特色 率先導入「專家管理」觀念 建立人才資料庫,企業可以自訂專家專長資料,與知識地圖結合,讓專家成為企業知識的一部份!並 進一步以「人」為中心凝聚相關討論、激盪創意,在互動中創造更多更好的知識。 不限地點及應用程式的即時閱讀 文件中心儲存各種格式的文件主檔、附件,系統能自動進行轉檔,使用者不必安裝應用程式即可以 html 網頁模式預覽文件,或下載至 PDA 作隨身閱讀。讓知識的傳佈不受機器設備與應用程式的限制。 嚴謹安全的文件控管,彈性的多重查閱模式 提供彈性的分類管理、索引卡、版本控制、文件控管規則等設計,有系統地累積知識。可彈性地選擇 不同的樹狀結構進行瀏覽,包括文件分類、部門組織、文件類型等,讓使用者更便利地查閱所需知識。 外掛的「機密文件控管」模組,能完全管理文件的讀、印、存、寫權限,進一步限制閱讀時間及開放 時段,以確保您的重要文件不外流。 聰明體貼的知識收集 「資訊自動收集」外掛模組提供了「知識收集」功能,可自訂情報收集來源以及過濾方式,定時自動 進行收集並且主動通知,迅速且有效地提供您所需要的外部知識!同時亦能設定成員,為群組建立專 屬的情報收集、討論區域,進一步提昇外部知識的品質。 即時精確的全文檢索 內建強力的搜尋引擎,與系統緊密結合,在文件發佈時同步建立索引,使用者可立即查詢到該篇文件。 可針對常用文件格式進行又快又準的查詢,包括 Word, Excel, Power Point, Project 及 PDF 等,節省 您搜尋大量知識庫所需耗費的時間。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .1 . http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 專家管理之人員索引卡 可以自訂使用者專長管理。 除了基本資料外,管理者可以自訂欄位;管理者對索引卡欄位另有『開放閱讀』『開放編修』的 、 權限管控。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .2 . http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 專家管理之專家定位及論壇 在進階搜尋頁面中,設定條件尋找專家。 將分為模糊搜尋及精確搜尋,可針對欄位查詢或是全文檢索。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .3 . http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 找到專家之後,除了閱讀專家檔案,還能查看所有作品、寄發 eMail、即時訊息、或進入專家論壇 進行互動。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .4 . http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 情報收集 除了系統預設的自動分類之外,可以自訂關鍵字進行情報過瀘。 可以自行設定情報來源以及定期更新的週期。 在最新情報列表中,一一列出最新 10 份的情報資訊。 各類情報可以自訂有效期限,一旦有效期限過期了,則會自動將情報搬移到歷史區中。 點選標題可以進行閱讀情,包括情報內容、庫存網頁及原始網址;亦可以直接對情報進行討論 及研究。 可針對特定類別情報設定成員。 使用者訂閱某類別情報後,新情報到達時將會主動通知。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .5 . http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 機密文件控管 管理者可以自行設定多組文件機密規則管理或是進行編輯及刪除。 可以選擇部門、群組、單一使用者,分別設定其讀、印、存、寫權限。 除了既定的機密規則,管理者可以設定使用者是否能另行自定權限。 發表時可以選擇管理者已設定好的文件機密規則或是使用者自定權限。 使用者可另行設定開放時段及限定閱讀時間。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .6 . http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 文件中心之文件分類樹及多重閱讀模式 文件中心的主要組成是一組文件分類,不限層數及節點數,可以由系統管理者進行編輯。 文件中心的首頁並列出最新發表文件,主動提示。 除了依文件分類尋找文件之後,您也可以根據「文件類型」及「發表部門」進行瀏覽。如果您已知 要尋找先前寫過的一份「企劃書」 那麼您可以直接由文件類型著手;相同的,您可以直接到「人事 , 部」尋找關於公司勞健保的相關規定。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .7 . http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 文件中心之文件列表 進選進入某個文件分類之後,將會呈現文件列表。 除了標題、作者、發行時間之外,列表資訊還包括了版次、點閱率、讀者評分結果等訊息,您可以 直接進行瀏覽,找到您想要的文件。 您也可以在左上方的查詢方框中輸入條件,進行欄位檢索,幫助您快速地在這個知識分類下,找到 您要的文件。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .8 . http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 文件中心之文章閱讀界面 點選某篇文件後,如果您通過權限檢查,將會進入閱讀界面,在這裡呈現的是整份文件索引卡。 您可以直接點選主要文件或附件的「線上閱讀及列印」連結,則檔案將由瀏覽器開啟,進行閱讀及 列印的功能。您也可以點選「開啟原檔」 ,以開啟原始的檔案。 您可以對文件評分、修訂/簽出、刪除、轉寄、推薦、加入隨身文件、申請權限及查看讀者意見等。 「推薦」將由管理者審核您的文件推薦單,通過後將文件收入「企業知識」 詳細說明請見第 16 頁。 , 另外「加入隨身文件」則是將文件預先轉檔,供您日後下載到 PDA,詳細說明請見第 21 頁。 eKM2.5 對於您建立的文件索引卡進行版本編修控制,也保存了完整的歷史版本紀錄。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .9 . http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 文件中心之新增文件與索引卡編輯 獨特的文件索引卡設計,找尋文件、閱覽文件更方便。 包括主要文件及附件,可以一次收集相關檔案 (例如文字說明、圖片、其它參考文件等) 統一存放。 , 自動進行版本控制,保存所有文件歷程。 設定文件有效日期,再由系統進行主動檢查、通知,避免文件過期而無人維護。 文件編輯中,可以隨時儲存到個人的草稿區,以後稍後發行。 設定文件開放權限,對不同機密等級的文件設定不同開放權限。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .10. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 文件中心之統計資訊 文件中心提供 「統計資訊」 由文件數統計到員工貢獻度統計及參與度統計,還有熱門文件的排行榜。 , 以文件數統計為例,系統將動計算各類別的文件,並分文件狀態列示,包括總文件數、進入企業 知識文件數、審核中的文件數等。 「貢獻度最高名人風雲榜」「參與度最高名人風雲榜」及「熱門文件排行榜」則是提供使用者最有 、 價值文件的參考。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .11. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 知識審查 在文件閱讀畫面中點選「推薦」後,您將須要填寫一份申請單。 推薦單將由系統自動分析內容、填入『內容摘要』及『關鍵字』 請你簡短說明推薦理由,以幫助管 。 理者決定是否將這則文件收錄,歸檔在「企業知識」中供其它同仁參考。 一旦您完成申請單的填寫、按下「確定」 ,系統將會主動開始審核流程,將申請單傳送給相關人員。 當管理員登入系統後,可以看到「待批文件」列表,直接點選進入後,就可以看到推薦單的內容。 審核流程可由管理者自訂多關多人,並可以制定多種不同流程,提供選擇。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .12. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 企業知識之分類地圖 企業知識也擁有知識分類架構。 當文件通過管理者的審核之後,將會收錄到這個區域。 您可以點選任一分類名稱,進入閱讀。在分類中,您可以選擇「訂閱」 將來在新知識發行時,系統 , 將會主動發出通知。 企業知識提供了統計資訊的查閱界面,包括各類別文件數、個人資訊及熱門文件排行等,知識貢獻 度一目瞭然。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .13. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 搜尋引擎之進階查詢 在畫面右上方的「搜尋」就是我們所提供的簡單詢功能,只要輸入關鍵字,就可以開始進行全站檢 索。 或者您也可以點選「進階」 ,則進入「進階查詢」的條件設定畫面。 在進階查詢的查詢條件設定畫面中,您可以選擇查詢範圍(包括知識搜尋、意見交流、企業知識、 文件中心、行事曆、通訊錄、人員索引卡) 再輸入您的搜尋條件(會依照您所選擇的查詢範圍,而 , 顯示不同的搜尋條件頁面)。 在查詢方法部份,您可以設定是否啟用發音校正、拼字容錯功能,並選擇結果輸出的排序方式。 如果您啟動發音校正及拼字容錯,意藍科技的中文智慧型搜尋引擎將會為您擴大查詢條件,主動找 出相關資料。 例如「彼德.杜拉克」透過發音校正及拼字容錯之後,將會一同找出「比得•杜拉克」或「彼得杜 羅克」等資料,解決中文發音及翻譯名詞上的問題。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .14. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 搜尋引擎之查詢結果 查詢結果畫面將提示您所輸入的查詢關鍵字,查詢結果總筆數;下方則一一列示查詢結果並列出此 份文件的出處、關鍵字出現次數及日期。亦可設定每頁顯示的筆數。 您可以點選「主題」或「檢視原文」 直接檢視原文檔案。 , 如果您須要比關鍵字查詢更多更深入的資料,您可以點選 尋找相關文章」 系統會根據文件內容, 「 ,則 透過語意分析技術找出其它相關文件。系統將提示用來尋找相關文件的「依例查詢字」 可以透過 ,您 這個方式橫向擴大,很快找到有用的相關資料。 如果您輸入的關鍵字太過廣泛,找到太多的資料,您可以進一步輸入其它關鍵字,在目前的查詢結 果中縮小查詢結果。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .15. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 行動中心之隨身文件列表,及個人資訊下載 當您在文件中心閱讀文件時,可以點選「加入隨身文件」 ,而將來可以將這些文件 download 到 PDA 上,隨身閱讀。 在「行動中心」的「我的隨身文件」區,您可以由列表中清楚看到您曾經選取的文件,以及出處、 加入日期、下載日期、狀態等資料。 當您執行同步時,這些文件被轉換為 PDB 格式,將下載到您的 PDA 中。 您也可以直接點選文件名稱,直接下載已經轉檔成 PDB 格式的文件檔案。 除了隨身文件之外,您還可以下載您儲存在系統中的其它資訊,包括行事曆、待辦事項、通訊錄等, 讓知識管理系統延伸到您的隨身裝置之中。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .16. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 行動中心之簡訊整合設定 eKM2.5 提供手機簡訊通知的功能,並且內建點數,在安裝後您立即可以使用簡訊通知的功能。 接收通知方式的設定可複選,選項包含電子郵件、隨身傳、手機簡訊。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .17. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 意見交流 在意見交流,使用者可以進行自由討論、交換想法,藉由這樣的方式 eKM2.5 可以收集日常工作中 產生的隱性知識。 各討論區可以設定開始程度(一般完全開放、會員、機密隱藏) 且具有完整的討論區成員管理功 ,並 能,可為不同使用目的設定專屬討論區。 管理者可以自行編輯成員名單、編輯精華區、發佈公告等。 所有文章的狀態、點閱率、平均得分都可以一目瞭然,迅速掌握最有價值的知識。 意見交流所產生的精要文章,也可以透過「推薦」 填寫索引卡,再經知識主管審核後,將「自由式 、 意見交流」轉化成為「正式經驗收集」 ,不斷累積企業知識。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .18. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 行事曆 意藍科技所提供的行事曆工具設計十分精細,除了個人行事的管理之外,更包括了群組行事曆管理、 個人行事曆分享。讓您不但能妥善安排您的時間,更能同時考慮工作夥伴及整體團隊的時程。 其它行事曆功能包括:行事曆匯出/匯入、行事曆查詢、會議通知及提醒等。 其中的會議提醒及通知功能非常獨特,整合意藍科技獨特的訊息提醒功能,可以透過隨身傳即時訊 息、電子郵件及手機簡訊發出提醒。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .19. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 資源管理 您可以使用「資源管理」來管理公司內部的會議室、器材,甚至是書籍、場地、車輛等等的資源。 管理者可以自訂資源類別及地點,並設定使用權限、開放時段。 如果您具有使用某項資源的權限,您可以直接選擇資源、時間及主旨;或者使用預約精靈,讓它協 助您一步一步過濾條件,找出適合您使用的會議室,並完成預約。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .20. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 電子郵件 eKM2.5 所提供的電子郵件系統支援標準 POP3/ SMTP 協定,管理者可以直接設定、使用公司原有的 電子郵件伺服器。 管理者也可以設定多組 POP3 Server,藉此提供使用者統一的統信界面。 您只須輸入您的電子郵件帳號及密碼,就可以透過 Web 界面收發信件、並能建立信件匣分門別類地 管理郵件。 每一位使用者都可以設定「郵件過濾規則 priority」「郵件簽名檔」 幫助您自動將郵件歸類,工作更 、 , 有效率。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .21. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 通訊錄與客戶管理 eKM2.5 提供通訊錄管理功能,除了系統內部的同仁之外,每位使用者都可以新增外部絡人。 對於聯絡人,您可以新增「備忘錄」 忘錄包括時間、標題及內容,您與客戶接觸聯絡的過程,簡 ,備 短紀錄,有助於您的進行客戶管理。 這些聯絡人資料、備忘錄資料,可以由您自行設定「私人/公開」 其它同仁共用,可用以維護客 ,與 服紀錄、聯絡事項。配合彈性的「共享」設定,可以妥善管理客戶接洽/服務歷程。 您也可以自訂分類,分組管理您的通訊資料。 另外,通訊錄與電子郵件功能已完成整合,您可以直接在寄發電子郵件時選取存在您通訊錄中的聯 絡人。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .22. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 待辦事項與指派任務 您可以使用「個人待辦事項」安排自己的工作,包括建立日期、期望開始日期、期望完成日期、實 際完成日期、狀態、優先順序、提醒等訊息。 您也可以啟用「委辦事項」的功能與其它同仁合作,並能進行後續的追蹤、跟催;相對而言,其它 同仁委託您辦理的事項也會出現在您的「承辦事項」之中。 待辦事項也與「訊息中心」作了緊密的結合,除了在發出委辦事件的同時,對於承辦人、轉知人送 出通知,您也可以選擇在事件即將到期前一段時間再次發出提醒。相同的,這些通知和提醒可以由 您自訂收訊方式,包括信件、即時訊息、手機簡訊。 eKM2.5 的待辦事項另外提供了分享的功能,讓您在一定的權限控管下,可以查看其它同仁的待辦事 項列表,或是授權其它人查看您的工作清單。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .23. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 隨身傳 隨身傳是一個建置在公司內部的即時傳訊系統,除了可以線上即時交談之外,也可以傳遞檔案,為 公司內部的員工溝通開啟新管道。企業專屬的即時傳訊系統不但可以大量降低溝通成本,也可以避 免重要訊息外漏、受到不當的入侵或攻擊。 傳訊或傳檔可以一次送給多位收訊者。 此外,您也可以選擇使用「隨身傳」作為接收系統通知、提醒訊息的方式,讓隨身傳成為您個人的 隨身秘書。 TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .24. http://www.elandsoft.com eLand Knowledge Management 2.5 重點規格說明 與我們聯繫 此份產品介紹協助您了解 eKM 系統的基本功能及應用方式,歡迎您來電洽詢關於企業知識管理系統導 入經驗,及 eKM 系統帶給公司的優勢等相關問題。 如欲獲得更多資訊請登入 http://www.eland.com.tw 或電+886-2-2508-3886 Email:suppport@eland.com.tw TEL:886-2-2508-3886 FAX 886-2-2508-3911 .25. http://www.elandsoft.com ...
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