\u0423\u041c\u041f+Word+2010.pdf - \u041f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u0435\u043b\u044c\u0441\u0442\u0432\u043e \u0420\u043e\u0441\u0441\u0438\u0439\u0441\u043a\u043e\u0439 \u0424\u0435\u0434\u0435\u0440\u0430\u0446\u0438\u0438 \u041d\u0430\u0446\u0438\u043e\u043d\u0430\u043b\u044c\u043d\u044b\u0439 \u0438\u0441\u0441\u043b\u0435\u0434\u043e\u0432\u0430\u0442\u0435\u043b\u044c\u0441\u043a\u0438\u0439

УМП+Word+2010.pdf - Правительство...

This preview shows page 1 out of 200 pages.

You've reached the end of your free preview.

Want to read all 200 pages?

Unformatted text preview: Правительство Российской Федерации Национальный исследовательский университет ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ ПЕРМСКИЙ ФИЛИАЛ Кафедра информационных технологий в бизнесе Информационные технологии в офисной работе Создание электронных документов с помощью текстового процессора Microsoft Word 2010 Учебно-методическое пособие Пермь 2018 2 Информационные технологии в офисной работе. Создание электронных документов с помощью текстового процессора Microsoft Word 2010. НИУ ВШЭ ПФ. Кафедра информационных технологий в бизнесе, 2018 г., с. Составитель Лебедев Валерий Викторович Данное учебно-методическое пособие содержит материал, позволяющий сформировать у специалиста знания, умения и навыки по разработке электронных документов различного назначения с применением современных информационных технологий. Данное пособие предназначено для преподавателей, студентов и сотрудников университета, а также для слушателей факультета профессиональной переподготовки. Рецензент: 3 Введение Внедрение современных информационных технологий, в частности Microsoft Office 2010, окончательно поделило всех специалистов, работающих на компьютерах, на две категории - пользователи и разработчики электронных документов. Пользователям достаточно уметь заполнять шаблоны и формы, вставляя в них данные двумя указательными пальцами. Разработчики способны создавать электронные документы любого характера и любой степени сложности, вводя данные всеми десятью пальцами в темпе произношения слов, не глядя на клавиатуру. Данное учебное пособие предназначено для подготовки разработчиков электронных документов. Оно может быть использовано при изучении дисциплин информационного цикла: Информатика, Информационные технологии в офисной работе, Автоматизация офисной деятельности и т.д. Основная задача этих дисциплин – формирование информационной культуры специалиста, то есть привитие знаний, умений и навыков, позволяющих ему эффективно использовать современные информационные технологии при решении своих профессиональных информационных задач. Важнейшей информационной задачей, которую приходится решать практически всем специалистам, независимо от их профессиональной ориентации, является разработка и использование электронных документов, содержащих различные типы данных. Электронные документы, которые являются основой современного документооборота, должны отвечать целому ряду требований: 1. Иметь юридическую силу, то есть соответствовать целому ряду нормативных актов: стандартов, законов, нормативов, инструкций и т.д. 2. Обеспечивать автоматический поиск на носителе и автоматическую навигацию по документу. 3. Автоматическую обработку данных в документе: автоматическая разработка оглавления, автоматическая нумерация разделов, подразделов, рисунков, схем, диаграмм, таблиц, приложений и т.д. Современные электронные документы должны быть оформлены безупречно. Если раньше, созданный на компьютере документ затем использовался на предприятии в основном в бумажном виде, то теперь в современном документообороте осуществляется обмен электронными документами. Квалифицированный специалист, получив ваш электронный документ и нажав две-три клавиши, может не только проверить содержание и качество оформления вашего документа, но и получить достаточно полное представление об уровне вашей компьютерной подготовки. Если при печати целый ряд недостатков документа можно было скрыть, то при использовании электронных документов все недостатки становятся видимыми. Технологии, средства и методы, описанные в этом пособии, позволят создать документ, отвечающий всем перечисленным требованиям. Учебное пособие содержит вводную часть и серию практических занятий. Во вводной части рассматриваются основные проблемы, возникающие у специалиста при разработке сложных деловых документов, а также средства и методы решения этих проблем. В ходе практических занятий исследуются современные информационные технологии создания и использования таких документов. 4 В данном учебном пособии рассматриваются технологии, реализованные в универсальном текстовом процессоре Microsoft Word 2010. Характерная особенность этой версии – частичная переделка интерфейса, хотя функционально программа не содержит ничего нового по сравнению с предыдущей версией, Microsoft Word 2007. Основу интерфейса Microsoft Office 2010 составляет инструментальная лента – контейнерный элемент управления, пришедший на смену панелям управления. Word 2010 и последующие версии вооружают пользователя знаниями и умениями, которыми раньше располагали только высококвалифицированные специалисты - технические и художественные редакторы в хороших издательствах. Это текстовый процессор, который не просто позволяет использовать цвет, но и подталкивает исполнителей к этому шагу. В этой программе учитывается все: манеры пользователя, стиль и характер документа. Это уже не просто инструмент для работы с текстами, а универсальное средство для реализации творческих идей. В основу данного учебного пособия положены идеи и разработки, опубликованные в учебниках выдающегося российского информатика С.В. Симоновича, а также тридцатилетний опыт работы с компьютерными технологиями автора этого учебного пособия. 5 1. Общая характеристика текстового процессора Microsoft Word 2010 Эта универсальная программа поможет вам составить простое письмо, запись в блоге, приглашение, написать диплом, подготовить газету или журнал, сделать сложный деловой отчет. Она умеет работать с математическими формулами, самостоятельно создавать оглавления, указатели и списки иллюстраций. Опытные пользователи с помощью этой программы могут разработать деловой документ любой степени сложности, полностью подготовить к печати журнал, газету или книгу, изготовить интернет-страничку и даже целый сайт. Исследование возможностей текстового процессора следует начинать с детального изучения окна этой программы. Это окно имеет сложную, многоуровневую структуру и содержит множество типовых элементов, используемых во всех программах пакета Microsoft Office 2010. Основные элементы управления окна программы показаны на рис. 1. Каждый элемент окна имеет свое специфическое название и может включать несколько панелей. Самая верхняя строка называется Стройкой заголовка. Она содержит имя документа (файла), отображенного в окне, и имя программы, с помощью которой этот документ создан. В левой части этой строки размещается Панель быстрого доступа. В следующей строке размещаются Вкладки. Каждая вкладка, кроме вкладки Файл, открывает свою Инструментальную ленту. Панель быстрого доступа Строка заголовка Вкладки Инструментальная лента Область документа Панель масштабирования Строка состояния Панель переходов Панель представления Рисунок 1.1. Основные элементы окна программы Word 2010 Смая первая вкладка Файл – открывает главное меню программы, предназначенное для выполнения наиболее общих операций с документом в целом (рис. 2): создание нового документа, от- 6 крытие документа, его сохранение, печать, пересылка и т.д. В этом же окне находится кнопка для открытия диалогового окна Параметры Word - основного средства настройки программы. Панель быстрого доступа – контейнер для часто используемых элементов управления. Состав панели можно настраивать. Инструментальная лента – панель инструментов нового типа. Содержит командные кнопки и другие элементы, сгруппированные по заданному принципу. Рисунок 1.2. Главное меню программы Word Каждое окно содержит огромное количество элементов. Более детально большинство элементов будет рассматриваться на практических занятиях. Вкладка – архитектурный элемент ленты. Лента состоит из вкладок. Область представления документа. Здесь располагается документ вместе со своими элементами содержания и оформления. Строка состояния. Содержит ведения о текущем открытом документе. Панель представлений. Служит для переключения между режимами экранного представления документа. Панель масштабирования. Позволяет управлять размером документа на экране. Панель переходов. Содержит графический набор элементов управления для выполнения переходов между структурными разделами документа или между встроенными в него объектами. 7 1.1.Инструментальные ленты Инструментальная лента – контейнер для элементов управления. Архитектура инструментальной ленты представлена на рис. 3. Здесь раскрыта лента Главная. Вкладка Интерактивный список вкладок Группа Галерея Кнопка дополнительной настройки Рисунок 1.3. Архитектура инструментальной ленты Вкладка объединяет однотипные объекты или средства управления, относящиеся к решению общей задачи. Например, для оформления текста служит вкладка Главная, а для оформления страниц, таблиц и иллюстраций – вкладка Вставка. Группа – это элементы управления одной вкладки, относящиеся к одной подзадаче. Например, на вкладке Главная к шрифтовому оформлению текста относится группа Шрифт, а оформлению абзацев посвящены средства группы Абзац. Кнопка дополнительной настройки открывает диалоговое окно, область задач, дополнительную панель или иной графический контейнер с элементами управления, расширяющими функциональные возможности группы. Галерея – графическая коллекция элементов управления нового типа, обладающая свойством интерактивности, что позволяет реализовать новый тип управления – «живое представление». Интерактивный список – новый тип коллекции текстовых элементов управления. Как и галерея позволяет организовать «живое представление». Лента может содержать вкладки трех типов: стандартные, контекстные и функциональные. К стандартным вкладкам относятся Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование и Вид. Существует также стандартная вкладка Разработчик. Ее можно открыть через диалоговое окно Параметры Word (Файл, Параметры, Основные, Показать вкладку Разработчик на ленте). Рисунок 1.4. Стандартные вкладки Контекстные вкладки. Каждая контекстная вкладка связана со своей конкретной задачей и открывается только тогда, когда в документе выделен встроенный объект. Например, контекстные вкладки Конструктор и Макет появляются после активизации таблицы в документе (рис. 5). Контекстные вкладки закрываются автоматически. 8 Рисунок 1.5. Контекстные вкладки для работы с таблицами Функциональные вкладки подменяют (или дополняют) вкладки стандартного набора при использовании определенных операций или при переходе в определенный режим. Функциональная вкладка Структура появляется при работе со структурой документа (Вид, Структура). Функциональные вкладки автоматически не закрываются. Для этого используются специальные закрывающие кнопки. Рисунок 1.6. Функциональная вкладка Структура 1.1. Механизмы и средства управления Word 2007 Помимо ленты к средствам управления Word 2010 относятся Главное меню программы Word (рис. 2), Панель быстрого доступа (рис.1), минипанели и контекстные меню объектов. Главное меню программы Word позволяет открыть множество диалоговых окон, с помощью которых можно получить различные сведения о текущем документе, сохранить его на различных носителях, настроить параметры Word (рис.7). Панель быстрого доступа предназначена для 9 размещения кнопок с наиболее востребованными командами . Каждый пользователь сам наполняет эту панель командами (рис.8). В исходном состоянии на этой панели всего три команды: Сохранить, Отменить ввод и Повторить ввод (Вернуть). Для настройки этой панели можно использовать вкладку Настройка диалогового окна Параметры Word. Рисунок 1.7. Вкладка Общие открывает доступ к настройкам основных параметров Word Рисунок 1.8. Диалоговое окно для настройки Панели быстрого доступа Для настройки этой панели можно также использовать Меню настройки, открываемое раскрывающей кнопкой, присоединенной к панели справа (рис.1.9). 10 Раскрывающая кнопка Раскрывает окно, представленное на рис.8 Рисунок 1.9. Меню быстрой настройки панели Минипанель – появляется рядом с выделенным фрагментом текста. Чем ближе вы подводите к ней указатель мыши, там ярче она прорисовывается на фоне текста. Рисунок 1.10. Минипанель на фоне выделенного текста Контекстное меню открывается щелчком правой кнопки на выделенном объекте или элементе и содержит только те команды, которые необходимы для работы с выделенным объектом (рис.11). Рисунок 1.11. Контекстное меню текстового фрагмента, иллюстрации и таблицы Возможности ленты могут быть расширены с помощью диалоговых окон и боковых панелей. 11 Кнопка открытия боковой панели Буфер обмена Кнопка открытия диалогового окна Шрифт Кнопка открытия боковой панели Стили Диалоговое окно Боковая панель Рисунок 1.12. Диалоговое окно и боковые панели Если диалоговое окно открыто, то работа с другими окнами невозможна. Дополнительных панелей можно открыть несколько. Механизм «живого представления». Живое представление действует в интерактивных списках и в галереях стилей. Смысл его состоит в том, что при перемещении мыши по элементам галереи формат активного элемента меняется автоматически (рис.13). Это позволяет быстро просматривать различные варианты дизайна и выбрать тот, который нужен. При перемещении указателя мыши от заголовка к заголовку стиль выделенного фрагмента меняется Рисунок 1.13 Иллюстрация «живого представления» 12 1.2. Краткий обзор средств инструментальной ленты 1.2.1. Вкладка Главная Основное назначение вкладки – работа с текстом: ввод, редактирование и форматирование. На вкладке представлены следующие группы: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили и Редактирование (рис. 1.14). Рисунок 1.14. Вкладка Главная Группа Буфер обмена помимо традиционных кноок, позволяющих копировать и вставлять различные фрагменты документа, содержит кнопку Формат по образцу, позволяющую перенести формат выделенного фрагменты на другие фрагменты. В группе Шрифт сосредоточены средства, предназначенные для ручного управление параметрами шрифтового оформления выделенного фрагмента текста. Средства группы Абзац предназначены для ручного управления представлением абзацев. Они работают со всеми видами абзацев: обычными абзацами и элементами строк и ячеек таблиц. Ручные средства предназначены для форматирования небольших документов, либо для экспериментальных и отладочных работ. При создании деловых документов предпочтение отдается автоматическому форматированию с помощью стилей. Средства группы Стили предназначены для автоматического управления представлением абзацев. Стиль – это совокупность настроек (параметров форматирования), имеющая собственное имя и хранящаяся в программе или документе. Стилевое форматирование обеспечивает стабильность, последовательность и непротиворечивость в оформлении текста по всему документу. Оно повышает производительность труда, качество выполненной работы и возможность дальнейшей автоматизации работы с документами. Например, если при форматировании заголовков документа используются стили, то схема документа и его оглавление могут быть сформированы в автоматизированном режиме. К группе Стили относятся два графических элемента правления: галерея Стили и кнопка Изменить стили. Галерея содержит набор экспресс-стилей. Кнопка Изменить стили предоставляет доступ к стилевым, цветовым и шрифтовым наборам. Наборы позволяют подбирать стили не поодиночке, а целыми группами, причем происходит этот процесс наглядно и интерактивно. Такая технология позволяет в секунды выполнить работу, которая раньше считалась творческой и требовала знаний, опыта, способностей и больших затрат рабочего времени. Средства группы Редактирование относятся не к редактированию, а к подготовке к нему. Здесь располагаются кнопки для вызова штатного средства поиска и замены данных, а также средства автоматизированного выделения элементов текста. 1.2.2. Вкладка Вставка Средства вкладки Вставка предназначены для работы с комбинированными документам, содержащими помимо обычного текста встроенные объекты: рисунки, таблицы, геометрические фигуры, схемы, диаграммы, гиперсвязи, колонтитулы, текстовые врезки, буквицы, формулы, спе- 13 циальные символы и другие объекты и элементы. На вкладке представлены следующие группы: Страницы, Таблицы, Иллюстрации, Ссылкии, Колонтитулы, Текст и Символы (рис. 15). Рисунок 1.15. Средства подготовки комбинированных документов Средства группы Страницы предназначены для вставки титульных страниц, пустых страниц и создания разрывов между разделами документа. Если, например, вам надо перейти от страниц с книжной ориентацией к страницам с альбомной ориентацией, а потом обратно, вставьте разрывы разделов там, где формат страницы должен измениться. При вставке пустой страницы вставляются сразу два разрыва – перед страницей и после нее, в результате чего количество разделов в документе сразу увеличивается на два. Группа Таблицы. В последней версии программы работа с таблицами значительно автоматизирована. Единственная команда открывает панель, в которой есть все, что нужно для создания и оформления таблиц (рис. 16). Рисунок 1.16. Группа Таблицы Группа Иллюстрации содержит объекты, которые можно поделить на две категории: рисунки и диаграммы. 14 Средства группы Ссылки проявляются не столько в печатных документах, сколько в электронных. С их помощью можно обеспечить простые переходы между основным документом и его служебными разделами: примечаниями, указателями, содержанием. Основой для таких переходов являются закладки – они вставляются в документ командой Закладки, а переходы к закладкам вставляются командой Гиперссылка. Команда Перекрестная ссылка предназначена для создания служебных связей не в электронном, а в печатном документе. С ее помощью можно создавать и обслуживать ссылки на рисунки, отдельные разделы и абзацы, а также сноски (как подстраничные, так и концевые). Группа Колонтитулы предусматривает средства для установки колонтитула, оформления его состава, а также средства для дизайнерского оформления. Средства группы Текст предназначены для создания автономных текстовых врезок, стандартных блоков, художественных надписей, буквиц и других элементов оформления, характерных для настольных издательских систем. Группа Символы объединяют всего два средства: математические формулы и специальные символы и национальных письменных систем. 1.2.3. Вкладка Разметка страницы Страница – самостоятельный объект Word, обладающий специфическими свойствами. Страница может быть печатной, электронной или веб-страницей, но в любом случае она взаимодействует со всеми располагающими на ней объектами. Для настройки параметров страницы и характеристик страницы предназначена вкладка Разметка страницы, содержащая следующие группы: Темы, Параметры страницы, Фон страницы, Абзац, Упорядочить (рис. 1.17). Рисунок 1.17. Вкладка Разметка страницы Средства группы Темы предназначены для цветового, шрифтового и дополнительного оформления веб-документов. В принципе Темы применимы и для разработки печатных страниц. Средства группы Параметры страницы предназначены для настройки печатных страниц, задания размеров печатного листа, величины печатных полей, ориентации страницы, количества печатных колонок и других параметров. Средства группы Фон страницы дают возможность выбрать и настроить подложку (скрытого текста позади страницы), выбрать цвет фона, добавить или изменить границы страницы. Средства группы Абзац фактически дублируют средства одноименной группы вкладки Главная и используются при работе с веб-страницами. Средства группы Упорядочить показывают, что страница способна выполнять функции контейнера для размещенных на ней объектов. Эти средства позволяют управлять взаимодействием встроенных объектов с текстом и между собой: расположением, выравниванием, обтеканием, перекрытием и т.д. 15 1.2.4. Вкладка Ссылки Эта вкладка содержит средства, предназначенные для автоматизации создания и форматирования служебного и справочного аппарата издания (книги): Оглавление – автоматическая генерация оглавления документа. Сноски - создание связей между элементами текста документа и элементами примечания или комментария. Ссылки и списки литературы – единообразное оформление ссылок на первоисточники, автоматическая генерация списка литературы. Названия – единообразное оформление подрисуночных подписей, заголовков таблиц и названий других встроенных объектов. Автоматическая генерация номеров в списках указа...
View Full Document

  • Spring '19
  • Средства группы

What students are saying

  • Left Quote Icon

    As a current student on this bumpy collegiate pathway, I stumbled upon Course Hero, where I can find study resources for nearly all my courses, get online help from tutors 24/7, and even share my old projects, papers, and lecture notes with other students.

    Student Picture

    Kiran Temple University Fox School of Business ‘17, Course Hero Intern

  • Left Quote Icon

    I cannot even describe how much Course Hero helped me this summer. It’s truly become something I can always rely on and help me. In the end, I was not only able to survive summer classes, but I was able to thrive thanks to Course Hero.

    Student Picture

    Dana University of Pennsylvania ‘17, Course Hero Intern

  • Left Quote Icon

    The ability to access any university’s resources through Course Hero proved invaluable in my case. I was behind on Tulane coursework and actually used UCLA’s materials to help me move forward and get everything together on time.

    Student Picture

    Jill Tulane University ‘16, Course Hero Intern

Stuck? We have tutors online 24/7 who can help you get unstuck.
A+ icon
Ask Expert Tutors You can ask You can ask You can ask (will expire )
Answers in as fast as 15 minutes