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書信格式復習 这份讲义将以「和隆工程有限公司」致「佳定物业管理有限公司」的一封信 为例,总结事务书信的基本格式。信中需要注意或改正的地方都已编了号,下面 依次说明。 2009 9 1
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(一) 从信笺最上方所印的徽章以及公司的名称、地址、电话可以看出,这是「和 隆工程有限公司」的专用信笺。因此,从「佳定物业管理有限公司」到「太古城 中心壹座七楼」,应为受信单位地址。 英文书信经常会先写受信者地址,现代中文实用书信,也可以这样写。但是, 地址的层次次序要符合中文书信由大到小的习惯。这封信是模仿英文由小到大的 次序写的,却又不完全相符,且没有收信人的姓名、职务或称谓。如果要先写对 方的地址,应该这样写﹕ 香港 太古城 英皇道 1111 太古城中心一座七楼 1 佳定物业管理有限公司 悦湖山庄物业管理处 钟△△先生(或不称「先生」,只称职衔,如经理。) (二)这封信的日期,有三处需要改正的地方。 第一点是摆放的位置有误。中文书信的日期,不能写在这个位置上。正确的 位置有三处﹕ 第一处是在下款后另起一行,靠右书写。这种写法很常见,内地文书这样写, 香港的私人信件也可以这样写。靠右的程度,可依情况灵活掌握。有时为了计算 机操作的方便,就用「靠右对齐」的方式紧靠版面 2 的最右边书写;有时为了版 面的美观,就会留出一些空白来。 第二处是在下款后另起一行,顶格书写。这种写法为的是显示日期的重要, 香港的公文必须这样写,事务书信则不一定。香港的实用中文,可以横写也可以 直写。横写时的「顶格」,是靠版面的左边边界;直写的「顶格」,是靠版面的上 方边界。 第三处只见于台湾的公文。台湾公文皆有标题,日期就写在标题后面。台湾 的公文多为直写,日期多顶格书写,也有靠版面下方边界书写的。 第二点是不应使用阿拉伯数字。无论香港还是台湾,实用中文文体的日期均 宜用汉字的小写形式书写。 3 第三点是不应该加上「日期﹕」的字样。英文书信会写上「
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This note was uploaded on 11/17/2010 for the course BIOL BIOL2609 taught by Professor Drstephenb.pointing during the Spring '10 term at HKU.

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