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Nociones básicas de sistemas de información y control interno
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Conceptos básicos de sistemas de información Un sistema de información es una combinación de personas, equipo, políticas y procedimientos que trabajan en conjunto para obtener data y transformarla en información útil para la toma de decisiones. La transformación de data en información útil para la toma de decisiones incluye el proceso de registro, clasificación, resumen, análisis y verificación. Esto debe hacerse antes de que esta información llegue a los usuarios.
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Evolución de los sistemas de información en la contabilidad Las cuatro funciones principales del sistema de información son: entrada de data, almacenaje en base de datos, procesamiento y producto (información útil). Sistema tradicional :Comienza con Transacción económica-documentos de origen-entradas de diario-traslados al mayor general-comunicación en forma de estados financieros.
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Evolución de los sistemas de información en la contabilidad Sistema de información moderno: 1. Comienza con una transacción, actividad de negocios o evento. Ejemplo: llamadas a clientes, órdenes de compra, envío de mercancía al cliente, se recibe el pago del cliente. 1. La data de esa transacción o eventos se introduce en bases de datos para ser transformadas en información útil. 2. Del procesamiento de información se obtienen reportes. Ejemplos: Reportes de ventas y estados financieros.
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Evolución de los sistemas de información en la contabilidad Ventajas del nuevo sistema : 1. Mayor velocidad - Mayor rapidez en el procesamiento de transacciones e información de contabilidad. 2. Disminución de errores humanos - en el traslado de entradas o información el sistema ayuda en la disminución de errores que se comenten por seres humanos. 3. Producción de estados financieros de forma más rápida – Dado que la información se procesa con mayor rapidez y con menor cantidad de errores, se pueden producir estados financieros con mayor eficiencia.
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Evolución de los sistemas de información en la contabilidad Desventajas del sistema : 1. El sistema no detecta errores en el registro de transacciones debido al análisis incorrecto del contador. Si entra mal al sistema y nadie lo detecta, entran errores y el resultado es información incorrecta. 2. Arreglar errores es complicado debido a que el sistema no detecta automáticamente la otra parte de la entrada. 3. Uso limitado debido a que el sistema necesita que el contador emita su juicio profesional en el registro de entradas. Las computadoras no lo hacen todo.
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Errores en los estados financieros Los errores surgen cuando no se tiene el debido cuidado al registrar las transacciones o por errores de juicio.
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