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COMS 3302-4-Putnam Planning Business Messages Chapter 4—9 th  Edition To get and hold an audience’s interest, your messages need to have purpose, be audience-centered, and  say it quickly yet clearly—be concise.  There is a three-step process of  planning  (this chapter),  writing  (chapter 5) and  completing  the process (chapter 6).  A lot of time needs to be spent in this first step. The  text argues for about 50% or half of your time charting out who you are writing to, what you want to say,  how you want to say, and what—if any—resistance you might face.  While an exact number like 50% is  not critical, it is important to recognize that considerable time be spent here lest you plan on redoing  letters and memos a second or third time. Analyzing Your Situation: Defining Your Purpose and Developing an Audience Profile Before you start writing anything you have to first determine what it is you want to accomplish  when you’re done. This begins with assessing your  general purpose . That may be to simply to  provide information about something. It could be to persuade your colleagues or customers to  accept something, or some cases you need input from your readers via the collaboration option.  In business, however, the vast majority of your purposes will be either informative or persuasive  in nature. Once your general purpose is known, you need to establish your   specific purpose —what you  want from your readers. In short, the specific purpose answers the question, “when I’m done  writing this message what do I want my readers to think, do, or feel?”  Additionally, consider such  questions as our text poses like, “Will anything change as the result of this message?” “Is my  purpose realistic, can it be done?”  “Is this the right time for my idea to be presented?” And “Is my  proposal or idea in sync with company policies and rules?” Credibility —am I the right person to make this argument or deliver this message?  You must be  trusted and be believed. Developing an Audience Profile— those who will be reading or listening to your message Identify your key decision makers (primary) How big is the audience? Larger audiences usually require a more formal style of writing whereas  smaller ones can be addressed in a more informal manner Audience composition—gender, age, education, ethnic background, etc. We look for similarities or  commonalities so we can address those needs.   Level of understanding—what they know/and what they need.  If they are well versed on the topic,  then don’t tell them what they already know. 
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