مهارة الك&Osla

مهارة الك&Osla

Info iconThis preview shows page 1. Sign up to view the full content.

View Full Document Right Arrow Icon
This is the end of the preview. Sign up to access the rest of the document.

Unformatted text preview: ‫مهارة‬ ‫الكتابة‬ ‫عناصر الكتابة ) خصائص واجب‬ ‫ )توافرها في الكتابة‬ ‫أول : وضوح الرسالة:‬ ‫للوصول إلى وضوح الرسالة ل بد من اتباع المراحل‬ ‫التنظيمية التالية:‬ ‫التنظيم الذهني قبل الشروع في الكتابة )أي معرفة‬ ‫.1‬ ‫ماذا ترغب بنقله إلى المستقبل من معلومات(‬ ‫نقل الفكرة أو المعلومات بطريقة سليمة ومنطقية‬ ‫.2‬ ‫زمرتبة.‬ ‫وضع رؤوس أقلم لما ترغب في نقله.‬ ‫.3‬ ‫استخدام ما يسمى بشجرة القرارات لتحديد تفرع‬ ‫.4‬ ‫الفكار.‬ ‫ثانيا: شمولية‬ ‫الرسالة‬ ‫أي هل الرسالة المكتوبة كاملة وشاملة؟‬ ‫أو هل جميع المعلومات والبيانات المدعمة‬ ‫موجودة بالرسالة أم تحتاج إلى زيادة أو نقصان؟‬ ‫للجابة على هذين التساؤلين ل بد من اعادة ما‬ ‫تمت كتابته وفي هذه الحالة على المرسل أن‬ ‫يعتبر نفسه المستقبل للتأكد من فهم الرسالة‬ ‫ومدى شمولية المعلومات التي تضمنتها الرسالة.‬ ‫ولذلك ل بد مراعاة مراحل التصال التي ذكرت‬ ‫سابقا بإجابة السئلة الست التي شكلت هذه‬ ‫المراحل وهي:‬ ‫أين؟‬ ‫متى؟‬ ‫أين؟‬ ‫ماذا ؟ لماذا؟‬ ‫من؟‬ ‫ثالثا ً: دقة التعبير‬ ‫عدم الدقة في التعبير يؤدي إلى فهم‬ ‫خاطئ وقد يخلق سوء تفاهم في تحقيق‬ ‫المطلوب.‬ ‫مثل: القول: ”في السبوع القادم“ أو ”في‬ ‫اليام القادمة“‬ ‫والفضل القول: ”في المستقبل القريب“.‬ ‫وذلك في حال عدم تأكد المرسل بزمن‬ ‫رابعا: صحة المعلومات‬ ‫وسلمتها‬ ‫الرسالة يجب أن تكون سليمة لغويا وأن تكون‬ ‫المعلومات صحيحة غير مغلوطة أو مبالغ فيها أو‬ ‫منقولة خطأ ً‬ ‫أو عدم ذكر مصدرها.‬ ‫عدم ذكر المصدر يعتبر خطأ ويؤثر على‬ ‫مصداقية الرسالة والمرسل‬ ‫خامسا ً: ثقة الكاتب في محتوى‬ ‫الرسالة‬ ‫هذا العنصر هام لنفسية كاتب الرسالة. فإذا‬ ‫لم يثق الكاتب فيما يقول وفيما يكتبه‬ ‫فسيكون محتوى الرسالة ضعيفا ول يمكن‬ ‫تحقيق الهدف الساسي من عملية التصال.‬ ‫سادسا ً‬ ‫: لطف‬ ‫يفضل أن تكونالرسالة‬ ‫الرسالة على شكل حديث ودي محترم‬ ‫ومحبوب وأن تتخيل الشخص الذي يقرأ الرسالة أمامك‬ ‫وتكون مقتنعا بها أنت عندما يكون السلوب ودي وأخوي.‬ ‫ولجعل الرسالة لطيفة اكتب وأنت مرتاحا ومنشرحا‬ ‫واجعل الموضوع من قلبك والمستقبل والمستقبل كأنه‬ ‫زميلك.‬ ‫أنواع الكتابة الدارية‬ ‫أول : كتابة الخطابات والمذكرات.‬ ‫الخطابات والمذكرات أحدى الوثائق الدارية المختصرة وعادة‬ ‫ما يكون حجمها صفحة أو صفحتين وإذا زاد عن ذلك اعتبر ذلك‬ ‫تقريرا‬ ‫أغراض الخطابات والمذكرات:‬ ‫1. الطلب المباشر: لتحمل أخبارا ً طيبة أو سيئة ) تهاني ، الحصول على‬ ‫مكافأة ، انتاج سلعة جديدة(.‬ ‫ولكتابة التقارير التي تحمل أبارا سيئة ل بد من اتباع الكاتب ما يلي‬ ‫ جعل القارئ يفهم تماما أن هذا القرار صادرا من المنظمة بناء على النظمة‬‫المتبعة‬ ‫ التوضيح بعدالة القرار قدر المكان.‬‫ التوضيح بأن علقة الود داخل المنظمة ل تزال مستمرة بالرغم من صدور هذا‬‫القرار.‬ ‫ جعل أسلوب الرسالة سليم وبسيط حتى يمكن تقبل الرسالة.‬‫2. لنقل وتوصية معلومات عن شخص ما مثل خطابات التوصية.‬ ‫3. خطابات شكر.‬ ‫ثانيا: كتابة توجيهات أو تعليمات.‬ ‫التوجيهات: مذكرات مختصرة جدا ترسل من المسئولين إلى‬ ‫الموظفين بغرض توضيح ما يجب فعله نحو موضوع معين.‬ ‫ويجب أن تكون هذه التوجيهات مكتوبة بأسلوب سهل . ويجب‬ ‫أيضا أن يكون هدف التوجيهات توضيح وتسهيل عملية القيام بأمر‬ ‫ما.‬ ‫الطريقة المثلى لكتابة التعليمات:‬ ‫وضع مجموعة من الخطوات المتسلسلة منطقيا بحيث‬ ‫تكون سهلة ومفهومة بأسلوب القارئ العادي حتى‬ ‫يتمكن من انجاز تلك المهمة عندما يتابع تلك الخطوات‬ ‫المعطاة طبقا لتسلسلها.‬ ‫الهداف الساسية عند وضع التعليمات:‬ ‫.1 معرفة موضوع التعليمات.‬ ‫.2 أن تكون التعليمات واضحة يمكن متابعتها.‬ ‫.3 أن ل تحتاج تلك الخطوات إلى أي تفصيلت إخرى.‬ ‫.4 أن يستطيع القارئ لتلك التعاليم القيام بتنفيذ المهمة المطلوبة‬ ‫دون اللجوء إلى مساعدة خارجية.‬ ‫مراحل كتابة التعليمات:‬ ‫.1‬ ‫التهيئة لكتابة التعليمات وهذه المرحلة تحتاج‬ ‫إلى:‬ ‫ القيام بهذه المهمة بنفسك أول ً.‬‫ دراسة خلفية القارئ لهذه التعليمات من أجل كتابتها‬‫وفقا لمستواه.‬ ‫2. جعل الخطوات واضحة ومنطقية.‬ ‫ قسم العمليات إلى عدة أقسام قصيرة وبخطوات‬‫سهلة وبتسلسل منطقي.‬ ‫ أعط أرقاما تسلسلية لهذه الخطوات ) 1 ... 2 ....3....(‬‫ وضح ماذا ينتج عندما يحدث خطأ في فهم تنفيذ أحدى‬‫الخطوات أو عندما يتم إجراء خطوة قبل الخرى.‬ ‫ استعن بالرسومات أو الشكال التي توضح تسلسل‬‫المراحل قدر المكان.‬ ‫ وضح الناتج النهائي بعد اجراء الخطوة الخيرة.‬‫3. فحص صحة الخطوات أو التعليمات.‬ ‫ثالثا ً: كتابة التقارير الدارية‬ ‫هدف التقارير الدراية:‬ ‫ لتبادل المعلومات.‬‫ لتستخدم كوثيقة رسمية.‬‫ للجابة على أي تساؤلت.‬‫ لحل مشاكل معينة.‬‫ معبرة عن مدى التصال والترابط..‬‫ تعتبر التقارير وسيلة المدير في الحصول على‬‫معلومات وبيانات وحقائق منسقة ومبوبة بطريقة يسهل‬ ‫الرجوع إليها.‬ ‫حجم التقارير:‬ ‫يعتمد حجم التقارير على الهدف والغرض من اعداده‬ ‫فقد يكون صفحة وقد يكون عشرات الصفحات.‬ ‫خصائص التقرير الداري الجيد:‬ ‫أول ً: صحة المعلومات من خلل :‬ ‫ البتعاد عن الراء الشخصية.‬‫ اظهار الحقائق بشكل واضح ومفهوم دون غموض.‬‫ اعطاء بعض الشواهد التي تدم الموضوع على أن‬‫تكون هذه الشواهد صحيحة.‬ ‫ثانيا َ: استخدام المنطق: عدم الخلط بين الحقائق‬ ‫والتأكد من مما يجب أن يحتويه التقرير من حقائق‬ ‫ومعلومات والجابة على التساؤلت الست التي تشكل‬ ‫مراحل التصال.‬ ‫ثالثا ً: التنظيم العام وشكل التقارير:‬ ‫تنظيم التقرير بطرق مختلفة ولكن ل بد اعداده‬ ‫بتسلسل منطقي حتى يسهل على المستقبل‬ ‫استيعابه ولذلك ل بد أن يحتوي التقرير على العناصر‬ ‫تحسين مهارات‬ ‫قبل الكتابة1‬ ‫الشروع في الكتابة -1‬ ‫من الفضل أن نسأل أنفسنا‬ ‫:‬‫هل هذا الخطاب ضروري-‬ ‫حقيقة؟‬ ‫هل هذا الخطاب كاف ؟-‬ ‫هل هذا الخطاب فعال ؟-‬ ‫ّ‬ ‫هل يوجد بديل آخر للتصال-‬ ‫تحسين مهارات‬ ‫يتعين عند الكتابة2‬ ‫الكتابة تقسيم الرسالة أو -2‬ ‫الخطاب الى فقرات من حيث المقدمة‬ ‫. والمحتوى والنهاية‬ ‫استخدام الكلمات البسيطة وتجنب -3‬ ‫. الكلمات المعقدة‬ ‫. تجنب التكرار -4‬ ‫ل تستخدم الكتابة في الرسائل -5‬ ‫والتصالت التي يكون فيها نقل‬ ‫. المشاعر مهما‬ ‫فرق بين وقع وأثر الخطاب وبين -6‬ ‫نظم دورات تدريبية ه‬ ‫. الهدف الساسي ل إذا لزم المر -7‬ ‫. لتحسين مهارات الكتابة‬ ...
View Full Document

This note was uploaded on 10/29/2011 for the course ADMINISTRA 101COM taught by Professor Mahmoudtouny during the Spring '11 term at King Saud University.

Ask a homework question - tutors are online