Telephone etiquette

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Telephone etiquettes Technology has made the business communication much easier. It gave us some very  effective tools to conduct our work however what it didn’t give us was the precautions we  need to keep in mind while handling these.  One such important and a very effective tool is Telephone without survival comes under a  questionnaire these days. It is the most effective yet most misused and misunderstood tool, we talk to a person over the  phone and hence we normally take these interactions very lightly and tend to handle them  loosely which is not right and especially when it comes to our businesses. Like any other mode of business communication even telephone comes with its own set of  issues and there are rules and means to sort them out.  To understand this lets understand the nuances of the telephonic conversations first. How are  the telephonic conversations different from personal interactions? We are talking in both the  events after all.  Well it is, let’s see how –  We don’t have our body language and expressions supporting our conversation. Only tone is there to create the effect and if we falter with our tone it can be really  troublesome. We have an electronic interface in the conversation, hence our voice and tome is  slightly modulated and might not give the right impression to the listener. Any disturbance in the signal or line can cause a lot of issues while talking over the  phone.  These conversation are mostly time bound, we cannot sit and discuss things endlessly  over the phone. For all these reasons it becomes all the more important to follow the rules of the using the  telephone and telephonic conversation.  A telephonic conversation can be divided into a three distinct parts: Opening the call Body of the call  Closing the call Opening the call  Like any business communication it is important to give an effective and a good to your call. Why? It sets the tone of the conversation. It is very important, to create the right impression on the listener. It is a reflection of you and your company. Will give the message that you mean business to the listener. To open a call effectively  Use the appropriate greeting – Good Morning, Good afternoon or Good evening.  Depending on the time of the day you need to wish the person.  
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Use the right title to address either Sir/Ma’am or if you know the last name then Mr.  XYZ please don’t refer to the formal contacts by  their first names unless you have  already developed a personal rapport with the person. Then you need to tell them your name and purpose of the call. 
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This note was uploaded on 11/15/2011 for the course COMMUNICAT 316 taught by Professor Sadiqrahman during the Winter '11 term at IIPM.

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