The Project Managers Guide to Microsoft Project 2019.pdf -...

This preview shows page 1 out of 659 pages.

Unformatted text preview: The Project Managers Guide to Microsoft Project 2019 Covers Standard, Professional, Server, Project Web App, and Office 365 Versions — Gus Cicala The Project Managers Guide to Microsoft Project 2019 Covers Standard, Professional, Server, Project Web App, and Office 365 Versions Gus Cicala The Project Managers Guide to Microsoft Project 2019: Covers Standard, Professional, Server, Project Web App, and Office 365 Versions Gus Cicala Wilmington, DE, USA ISBN-13 (pbk): 978-1-4842-5637-4 ISBN-13 (electronic): 978-1-4842-5635-0 Copyright © 2020 by Gus Cicala This work is subject to copyright. All rights are reserved by the Publisher, whether the whole or part of the material is concerned, specifically the rights of translation, reprinting, reuse of illustrations, recitation, broadcasting, reproduction on microfilms or in any other physical way, and transmission or information storage and retrieval, electronic adaptation, computer software, or by similar or dissimilar methodology now known or hereafter developed. Trademarked names, logos, and images may appear in this book. Rather than use a trademark symbol with every occurrence of a trademarked name, logo, or image we use the names, logos, and images only in an editorial fashion and to the benefit of the trademark owner, with no intention of infringement of the trademark. The use in this publication of trade names, trademarks, service marks, and similar terms, even if they are not identified as such, is not to be taken as an expression of opinion as to whether or not they are subject to proprietary rights. While the advice and information in this book are believed to be true and accurate at the date of publication, neither the authors nor the editors nor the publisher can accept any legal responsibility for any errors or omissions that may be made. The publisher makes no warranty, express or implied, with respect to the material contained herein. Managing Director, Apress Media LLC: Welmoed Spahr Acquisitions Editor: Joan Murray Development Editor: Laura Berendson Coordinating Editor: Jill Balzano Cover image designed by Freepik ( ) Distributed to the book trade worldwide by Springer Science+Business Media New York, 233 Spring Street, 6th Floor, New York, NY 10013. Phone 1-800-SPRINGER, fax (201) 348-4505, e-mail [email protected], or visit . Apress Media, LLC is a California LLC and the sole member (owner) is Springer Science + Business Media Finance Inc (SSBM Finance Inc). SSBM Finance Inc is a Delaware corporation. For information on translations, please e-mail [email protected], or visit rights-permissions. Apress titles may be purchased in bulk for academic, corporate, or promotional use. eBook versions and licenses are also available for most titles. For more information, reference our Print and eBook Bulk Sales web page at . Any source code or other supplementary material referenced by the author in this book is available to readers on GitHub via the book’s product page, located at . For more detailed information, please visit . Printed on acid-free paper To all the Zen masters of project management who strive for the promise of “delivering the future into the present” one day at a time through their mastery of the arts and science of our profession: •  May your patience with the reality of the present enable you to craft the expected project outcomes through a skillful re-synching of the revised plan with the passionless and relentless unfolding of reality. •  May you always have a keen awareness and unconditional acceptance of what “is.” •  May the winds of unfavorable variances be always at your back, propelling your project to deliver the transformational benefits for our species and the wider universe. •  May you be bestowed with a wealth of resilience and an abundance of composure that inspires your stakeholders to consistently accept the new realities of the present. •  May you prevail despite the ongoing resistance from those who desperately grasp for the unwelcome and unexpected past to be controlled and maybe even attempt to rewrite that unforgiving history to align to the ever-elusive and now long lost original baseline. …Namaste! Table of Contents About the Author���������������������������������������������������������������������������������������������������xvii Acknowledgments��������������������������������������������������������������������������������������������������xix Part I: Introduction to Project Management��������������������������������������������������� 1 Chapter 1: Introduction�������������������������������������������������������������������������������������������� 3 Learning Objectives for This Chapter�������������������������������������������������������������������������������������������� 3 1.1 Using This Guide��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 4 Downloading Exercise Files Used in This Book����������������������������������������������������������������������� 5 1.2 High-Level Overview of Microsoft Project 2019���������������������������������������������������������������������� 7 Chapter 2: Understanding Project Management Concepts��������������������������������������� 9 Learning Objectives for This Chapter�������������������������������������������������������������������������������������������� 9 2.1 What Is Project Management?���������������������������������������������������������������������������������������������� 10 What Makes a Project a Project?������������������������������������������������������������������������������������������ 11 What Defines a Successful Project?������������������������������������������������������������������������������������ 12 The Project Management Process���������������������������������������������������������������������������������������� 12 The Four Principles of Effective Project Managers��������������������������������������������������������������� 14 Project Management Tools���������������������������������������������������������������������������������������������������� 15 Advantages and Disadvantages of Using Project Management Software Tools������������������� 15 Conclusion����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15 2.2 The Importance of Methodology to Project Management����������������������������������������������������� 16 2.3 Project Phases and the Project Lifecycle������������������������������������������������������������������������������ 17 Project Phase Deliverables��������������������������������������������������������������������������������������������������� 17 Characteristics of the Project Lifecycle��������������������������������������������������������������������������������� 18 Representative Project Lifecycles����������������������������������������������������������������������������������������� 20 2.4 Project Stakeholders and Organizational Influences������������������������������������������������������������ 21 Organizational Influences������������������������������������������������������������������������������������������������������ 23 v Table of Contents 2.5 Project Processes����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 24 2.6 Process Groups��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 24 End of Chapter Quiz Questions���������������������������������������������������������������������������������������������� 25 Chapter 3: Introduction to Microsoft Project 2019������������������������������������������������� 31 Learning Objectives for This Chapter������������������������������������������������������������������������������������������ 31 3.1 How Microsoft Project 2019 Handles Data��������������������������������������������������������������������������� 32 3.2 The Ribbon in Microsoft Project 2019����������������������������������������������������������������������������������� 34 3.3 Navigating in Microsoft Project 2019 Views������������������������������������������������������������������������� 37 Familiarizing Yourself with the Microsoft Project 2019 Screen�������������������������������������������� 37 3.4 Help Options in Microsoft Project 2019�������������������������������������������������������������������������������� 46 3.5 Finding the Right Information����������������������������������������������������������������������������������������������� 47 Selecting a View�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 48 Display the Information You Want����������������������������������������������������������������������������������������� 59 Using the View Bar���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 60 Timeline View����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 62 Calendar View����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 64 How Microsoft Project 2019 Uses Data��������������������������������������������������������������������������������� 65 End of Chapter Quiz Questions���������������������������������������������������������������������������������������������� 67 Part II: Project Definition������������������������������������������������������������������������������ 73 Chapter 4: Understanding Project Definition���������������������������������������������������������� 75 Learning Objectives for This Chapter������������������������������������������������������������������������������������������ 75 4.1 Defining Your Project and Understanding the Definition Process����������������������������������������� 75 Defining a Project Definition Document�������������������������������������������������������������������������������� 76 The Anatomy of a Definition Document��������������������������������������������������������������������������������� 76 Backing into Project End Dates��������������������������������������������������������������������������������������������� 78 4.2 Initiating a Project����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 78 Inputs to Initiation����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 78 Tools and Techniques for Initiation���������������������������������������������������������������������������������������� 79 Outputs from Initiation���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 80 vi Table of Contents 4.3 Planning the Scope of a Project�������������������������������������������������������������������������������������������� 80 Inputs to Scope Planning������������������������������������������������������������������������������������������������������ 81 Tools and Techniques for Scope Planning����������������������������������������������������������������������������� 81 Outputs from Scope Planning����������������������������������������������������������������������������������������������� 81 4.4 Scope Definition�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 82 Inputs to Scope Definition����������������������������������������������������������������������������������������������������� 83 Tools and Techniques for Scope Definition��������������������������������������������������������������������������� 83 Outputs from Scope Definition���������������������������������������������������������������������������������������������� 84 4.5 S  cope Verification����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 85 Inputs to Scope Verification�������������������������������������������������������������������������������������������������� 85 Tools and Techniques for Scope Verification������������������������������������������������������������������������� 85 Outputs from Scope Verification������������������������������������������������������������������������������������������� 86 End of Chapter Quiz Questions��������������������������������������������������������������������������������������������� 86 Chapter 5: Defining Your Project Using Microsoft Project 2019����������������������������� 89 Learning Objectives for This Chapter������������������������������������������������������������������������������������������ 89 5.1 Creating a New Project��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 90 Blank Project������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 90 New from Existing Project����������������������������������������������������������������������������������������������������� 92 Project Templates������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 95 Excel Workbooks������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 95 SharePoint Tasks List���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 100 5.2 Providing Project Information��������������������������������������������������������������������������������������������� 102 5.3 Setting File Properties�������������������������������������������������������������������������������������������������������� 105 5.4 Setting Local Calendar Information������������������������������������������������������������������������������������ 109 Calendar Options���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 109 Adding a Holiday to the Project Base Calendar������������������������������������������������������������������� 110 5.5 Project Definition Review Exercise������������������������������������������������������������������������������������� 113 End of Chapter Quiz Questions�������������������������������������������������������������������������������������������� 114 vii Table of Contents Part III: Project Task Planning�������������������������������������������������������������������� 117 Chapter 6: Developing a Work Breakdown Structure������������������������������������������� 119 Learning Objectives for This Chapter���������������������������������������������������������������������������������������� 119 6.1 Creating a Project Work Plan���������������������������������������������������������������������������������������������� 120 Project Planning Summary�������������������������������������������������������������������������������������������������� 120 Referencing the Project Definition Document to Start Your Work Plan������������������������������� 121 Methodologies and Planning����������������������������������������������������������������������������������������������� 121 Determining How the SOW Summary Schedule Was Built�������������������������������������������������� 122 Starting a Plan with a New Task Outline����������������������������������������������������������������������������� 122 Defining Activities��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 122 Creating a Work Breakdown Structure (WBS) for Deliverables������������������������������������������� 123 6.2 Determining Logical Relationships of Tasks in Your WBS��������������������������������������������������� 126 Task Dependencies������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 126 Activity Sequencing������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 127 The Critical Path������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 128 The Critical Path As an Estimate����������������������������������������������������������������������������������������� 130 Estimating the Duration of Activities����������������������������������������������������������������������������������� 130 Schedule Development������������������������������������������������������������������������������������������������������� 132 Determining Resource Requirements��������������������������������������������������������������������������������� 134 Avoiding Over-allocation with Load Leveling���������������������������������������������������������������������� 135 Optimizing the Plan������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 136 The Baseline and Project Manager Accountability�������������������������������������������������������������� 137 6.3 Resource Planning and Acquisition������������������������������������������������������������������������������������� 138 Resource Planning�������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 138 Staff Acquisition����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 139 6.4 T eam Development�������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 140 6.5 Cost Estimating and Budgeting������������������������������������������������������������������������������������������� 141 Cost Estimating������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 141 Cost Budgeting�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 142 End of Chapter Quiz Questions�������������������������������������������������������������������������������������������� 143 viii Table of Contents Chapter 7: Building a Work Breakdown Structure with Microsoft Project 2019����� 149 Learning Objectives for This Chapter���������������������������������������������������������������������������������������� 149 7.1 Building the Work Breakdown Structure����������������������������������������������������������������������������� 150 Determining the Primary Goal and Creating the Project Shell�������������������������������������������� 150 Determining the Project’s Sub-goals���������������������������������������������������������������������������������� 152 Organizing the Project��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 153 Entering Project Tasks��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 154 7.2 Modifying and Editing the WBS������������������������������������������������������������������������������������������� 160 Alternate Methods for Adding New Tasks to Your WBS������������������������������������������������������ 160 Moving a Task in Your Task List and Cutting/Pasting a Summary Task������������������������������� 162 Using the Task Summary Name Field��������������������������������������������������������������������������������� 164 Viewing Outline Numbers���������������������������������������������������������������������������������������������������� 165 Bringing in a Task List from Excel����������������������������������...
View Full Document

  • Left Quote Icon

    Student Picture

  • Left Quote Icon

    Student Picture

  • Left Quote Icon

    Student Picture