A45 control de documentos la intencin del apartado

Info iconThis preview shows page 1. Sign up to view the full content.

View Full Document Right Arrow Icon
This is the end of the preview. Sign up to access the rest of the document.

Unformatted text preview: sistema de gestión energética; c) los medios de comunicar la información (reuniones internas, seminarios, revistas para el personal, intranet, correo electrónico, carteles relativos a la energía, campañas de toma de conciencia, etc.). Si la decisión es comunicar de manera externa, la organización debe establecer, implementar y documentar un plan de comunicación externa que resuma: − quién tiene la responsabilidad para la comunicación externa con respecto al sistema de gestión energética; − los medios de comunicar la información. Se deberían mantener los registros de las actividades de comunicación. A.4.4 Documentación del sistema de gestión energética El nivel de detalle de la documentación del sistema debería ser el suficiente para describir el sistema de gestión energética y la interrelación entre sus procesos, sistemas y actividades. También debería proporcionar indicaciones acerca de dónde obtener información más detallada acerca de la operación de dichos elementos del sistema. Esta documentación puede integrarse con la documentación de otros sistemas de gestión implementados por la organización. El alcance de la documentación del sistema de gestión energética puede diferir de una organización a otra, dependiendo de: a) el tamaño y tipo de la organización y sus actividades, productos o servicios; b) la complejidad de los procesos y sus interacciones; c) la competencia del personal. Algunos ejemplos de documentos incluyen: − las declaraciones de la política, objetivos y metas; − información sobre aspectos energéticos significativos; AENOR AUTORIZA EL USO DE ESTE DOCUMENTO A MARIA TERESA ZAVALA MORALES - 23 - EN 16001:2009 − instrucciones de trabajo; − información del proceso; − organigramas; − normas internas y externas; − registros; − documentación técnica, tal como planos de la instalación y del equipo, planos de distribución de la energía y de los servicios auxiliares, planes de mantenimiento, manuales de las operaciones del equipo, etc.; − resultados de las evaluaciones de la energía; − planes de acción con indicadores de seguimiento. Cualquier decisión para documentar los procedimientos debería basarse en la consideración de: − las consecuencias de no hacerlo; − la necesidad de demostrar el cumplimiento con los requisitos legales y con otros requisitos que la organización suscriba; − la necesidad de asegurarse de que la actividad se realiza de forma coherente; − las ventajas de hacerlo, que pueden incluir una implementación más fácil a través de comunicación y formación; − un mantenimiento y revisión más fáciles, un menor riesgo de ambigüedad y de desviaciones, así como la capacidad de demostración y visibilidad; − los requisitos de esta norma. A.4.5 Control de documentos La intención del apartado 3.4.5 es asegurarse de que la organización cree y mantenga documentos de manera suficiente para implementar el sistema de gestión energética. La atención principal de la organización debería estar dirigida hacia un desempeño energético mejorado y hacia una implementación eficaz del sistema de gestión energética, no en un sistema complejo de control de la documentación. Sin embargo, los documentos mencionados específicamente bajo esta norma deberían estar sujetos a un procedimiento para asegurarse de: a) que todos los documentos del sistema de gestión energética pertinentes pueden identificarse respecto a su autor, el proceso, sistema o actividad tratado, personas de contacto, etc.; estos documentos deberían revisarse con regularidad y modificarse cuando sea necesario, con toda revisión sujeta a un procedimiento de aprobación formal; b) que las versiones actuales de los documentos pertinentes están disponibles en las áreas de trabajo en las que se está desempeñando la actividad pertinente; c) los documentos que ya no son aplicables están claramente identificados como tales, o son eliminados. Los documentos pueden estar en forma de copia en papel o en formato electrónico, dependiendo de la manera más conveniente de hacer que los documentos estén disponibles para los empleados que los van a utilizar. AENOR AUTORIZA EL USO DE ESTE DOCUMENTO A MARIA TERESA ZAVALA MORALES EN 16001:2009 - 24 - A.4.6 Control operacional La organización debería evaluar aquellas operaciones asociadas con sus aspectos energéticos significativos identificados y asegurarse de que se realicen de tal forma que permita el control y la reducción de su consumo energético, para alcanzar los requisitos de su política energética y cumplir sus objetivos y metas. Esto debería incluir todas las partes de sus operaciones, especialmente la operación, el mantenimiento, el diseño y la adquisición de plantas, equipo, instalaciones y materias primas y cualquier otra área que podría afectar de manera significativa a sus aspectos energéticos. A menudo las oportunidades para la mejora del desempeño energético surgirán de la continua identificación e implementación de medidas de organización interna sin costo, por ejemplo, de...
View Full Document

This document was uploaded on 03/03/2014 for the course ADMIN 1 at Universidad Nacional de Colombia.

Ask a homework question - tutors are online