12 Respuesta Luego de evaluar el suceso y determinar que se trata de una

12 respuesta luego de evaluar el suceso y determinar

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1.2. Respuesta:Luego de evaluar el suceso y determinar que se trata de una vicisitud, el Comité de Gestión de la Comunicación en Situación de Crisis del ICETEX liderará en adelante
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28Ocina Asesora de Comunicacionesel proceso de resolución del problema a partir de la Respuesta. Una acción donde los integrantes del mencionado organismo planearán la estrategia comunicativa para responder inicialmente a la etapa crítica; organizará al equipo de funcionarios que apoyarán el tratamiento y dispondrá de sus medios de comunicación para salvaguardar la imagen y los servicios de la entidad. Los parámetros establecidos para realizar una etapa favorable de respuesta, son:1.2.1. Convocar al Comité de Gestión de la Comunicación en Situación de Crisis del ICETEX, para que desde esta instancia disponga de los medios de comunicación y los utilice adecuadamente con la guía de la ocina Asesora de Comunicaciones (Comunicación Interna, Comunicación Electrónica, Medios, Atención a afectados, proveedores y funcionarios, Elaboración de mensajes, Documento de preguntas y repuestas, Documentos informativos y Simulacro de Rueda de prensa)1.2.2. Establecer guías de prudencia, prevención y respuesta adecuada entre los funcionarios; para limitar el accionar de la crisis en otros planos laborales del ICETEX no afectados o agravar los ya alterados. Únicamente quienes toman decisiones alrededor del problema será el Comité de Gestión de la Comunicación en Situación de Crisis.1.2.3. Se elaborará un Plan de Respuesta que incluya: el discurso para informar sobre la crisis y sus avances; el equipo de trabajo que efectuará el seguimiento a la crisis; los medios internos y externos para regular el tránsito de la crisis por la entidad; mecanismos de sondeo que midan los impactos de la crisis con el paso de las horas.1.2.4. Denir el procedimiento comunicativo a seguir para enfrentar directamente la crisis y aminorar sus efectos en los servicios del Instituto.2. Fase de neutralizarEs la etapa álgida para enfrentar directamente con las estrategias comunicativas y personal planicado el problema que aqueje la estructura del ICETEX. En este punto directivas y Comité de Gestión de la Comunicación en Situación de Crisis deben actuar en un solo frente para aminorar el accionar, el impacto y los efectos secundarios de la
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29Manual de Gestión de la Comunicación en Situaciones de Crisisvicisitud organizacional. Luego de asumir la responsabilidad de una crisis y plantear una metodología de solución; la comunicación desempeñará un rol protagónico como guía efectiva de la empresa, bajo la siguiente acción:2.1. ReducciónEl objetivo siempre será reducir hasta desaparecer la crisis con sus grados de inuencia, evitando su reaparición en el futuro; y el mecanismo de Reducción se establece con lineamientos comunicativos que logren dicho tratamiento del problema en un tiempo determinado:2.1.1. Tanto para las crisis evitables como las inevitables (descritas antes), los medios
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